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El proceso general se representa mediante un diagrama BPMN donde se separan los principales actores en los diferentes carriles o lanes. Cada caja del diagrama se corresponde con una tarea del proceso, a la que se le ha adjuntado la matriz RASCI asociada a la tarea donde se indica la relación del resto de actores en cada tarea.

Proceso general

Criterios de la OTI para establecer el modelo de acompañamiento

Una de las tareas del proceso es la determinación, por parte de la OTI, del modelo de implicación de la OTI en el proceso completo. A continuación se ilustra el árbol de decisión para establecer qué modelo se seguirá, decisión que tomará la OTI.  

Priorización de tareas OTI

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Este proceso de priorización está coordinado con el Área de Soluciones Corporativas y Sociedad Digital y APRO y pasamos a describirlo a continuación:

• Se establecen reuniones de seguimiento a demanda con los coordinadores de área de negocio (Organigrama y Estructura del Área de Soluciones Corporativas y Sociedad Digital) para evaluar el avance de los proyectos e identificar problemas en la carga de trabajo.
• En estas sesiones se trabaja sobre una pizarra Jira de Priorización Interoperabilidad donde se establecen 4 columnas referentes a los trabajos de la OTI. Estas columnas tienen mapeados los diferentes estados que las tareas que las contienen pueden tener y el significado de las columnas es el siguiente:
  • Backlog: Tarea registrada pero que no se está trabajando. En esta columna se deben ordenar las tareas de forma que las que estén más arriba en la columna serán las primeras en ser atendidas cuando se tenga capacidad.
  • En progreso: Cuando la tarea se está trabajando por parte de la OTI
  • En espera externa: Cuando la OTI no puede avanzar en una tarea pasa a este estado. Esto puede ser porque se necesite más información que tiene que aportar un tercero o porque la tarea esté en una fase en la que no es la OTI la que deba hacer ningún trabajo.
  • Hecho: Cuando finaliza una tarea.
• Cada responsable de área de negocio hace un repaso de las prioridades de las tareas registradas en la pizarra JIRA y se ve conjuntamente si hay que hacer ajustes de priorización que puedan afectar a otras áreas de negocio.
• La priorización de una tarea siempre que sea dentro de la misma columna no tiene impacto en la carga de trabajo de la OTI, es decir, subir o bajar tareas de la columna de backlog no impacta en la OTI, igual pasa con subir o bajar tareas de la columna de en progreso. Aunque, en el caso de backlog, sí que puede impactar en otras áreas de negocio puesto que se altera el orden con el que las tareas van saliendo de backlog. Por lo que este proceso de priorización se coordina con los diferentes coordinadores afectados.
• Habrá ocasiones en las que sea necesario empezar a trabajar una tarea de backlog antes de esperar a que se empiece de manera natural. En este caso se seguirán los siguientes pasos:
  1. Se identifica la persona OTI asignada a la tarea que se quiere empezar a trabajar.
  2. Se filtra por esa persona para ver la carga de trabajo que tiene.
  3. De las tareas que tiene esa persona en progreso se debe consensuar con los coordinadores qué tarea debe pasar a backlog.
  4. Se pasa la tarea elegida a backlog, incluyéndose un comentario en la misma mencionando al compañero de la OTI para reforzar la notificación y se ordena la tarea respecto al resto de tareas del backlog.
  5. La tarea que se quiere empezar a trabajar se mantiene arriba en la pila de backlog para que el compañero de la OTI pueda cogerla para empezar a trabajarla. Se añade un comentario con mención para reforzar la notificación.
• Este proceso de priorización sólo afecta a las tareas derivadas del Área de Soluciones Corporativas y Sociedad Digital APRO con lo que no se despriorizarán tareas de integración de ámbito hospitalario cuya priorización se trabaja con los referentes de integración de las diferentes provincias.

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