El siguiente manual le informará de los detalles de funcionamiento de la Gestión de Aforo y las salas de desborde implementadas en la aplicación de TurnoSAS. Antes de entrar en detalles, pasaremos a explicar algunos conceptos relacionados con el presente manual:

Conceptos

Sala de Espera Ordinaria:

Es aquella sala de espera asociada a un entorno que tiene consultas, donde los pacientes esperan a ser llamados. Una sala de espera puede estar asociada a varios entornos y una sala de espera puede estar asociada a varias consultas. Además, una misma consulta puede estar asociada a varias salas de espera.

Sala de Espera Ordinaria Preferente:

Se trata de una sala de espera ordinaria con la peculiaridad de que en aquellos casos donde una consulta disponga de varias salas de espera, se le da prioridad a dicha sala de espera respecto a las demás. No es obligatorio que una consulta tenga una sala de espera preferente, pero si tuviese, sólo puede tener una sala.

Sala de Espera Ordinaria no Relacionada:

Se trata de una sala de espera ordinaria con cierta peculiaridad. Esto sólo tiene sentido relacionada con una cola, si la sala no está relacionada con la consulta donde la cola está pasando consulta, esta sala será sala ordinaria no relacionada para dicha cola. Para una misma cola puede existir varias salas ordinarias no relacionadas, e incluso una sala puede ser ordinaria no relacionada para una cola y ser de otro tipo para otra cola.

Sala de Espera de Desborde:

Es aquella sala de espera secundaria asociada a una sala de espera ordinaria (preferente o no). Normalmente, suelen tener un aforo superior a las salas ordinarias, debido a que cuando la sala de espera ordinaria supera el aforo permitido, se envía a los pacientes a estas salas. Estas salas no tienen asociados un entorno o una consulta.

Sala de Espera de Desborde no Relacionada:

Se trata de una sala de espera secundaria asociadas a una sala de espera ordinaria no relacionada.

Aforo Máximo:

        Limitación máxima de pacientes que pueden estar en la sala de espera.

Aforo Disponible:

Es el aforo restante de la sala donde los pacientes pueden ir ocupando, que siempre va a ser menor o igual al aforo máximo. Para el cálculo de este aforo disponible, se tendrá en cuenta el concepto descrito a continuación: Reserva Mínima de Huecos por Cola.

Reserva Mínima de Huecos por Cola:

Nos indica el número de huecos que se deberá reservar en las salas ordinarias de un entorno para ser ocupados por pacientes de dicha cola. Este valor permite que garanticemos, que para cada una de las colas en las salas ordinarias, haya un hueco reservado para sentar a los pacientes de la misma, de forma que una cola adicional no llene la sala entera y deje sin posibilidad de disponer de pacientes cercanos en las salas ordinarias al resto de colas.

De esta forma, en una sala de espera tendría una serie de huecos que podrían ser ocupados por pacientes de cualquiera de las colas gestionadas en sus consultas, y una serie de huecos que solo podrían ser ocupados por pacientes de una cola concreta (los huecos mínimos reservados para la cola). Gráficamente la similitud sería la siguiente:

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Cola:

Se denomina cola a cada una de las sucesiones o conjuntos de pacientes que son atendidos en una determinada localización por un profesional. Existen diversos tipos de colas. Entre ellos:

• Cola de integración con Citaweb
• Cola de integración con PDI
• Cola de integración con Urgencias
• Cola de integración con HDM
• Colas no integradas
• Colas de derivación

Cola En Gestión:

La cola en gestión será aquella donde el profesional que va a atender se encuentre ubicado en una de las consultas del centro.

Cola No Gestionada:

La cola no gestionada será aquella donde el profesional no se encuentre en ninguna de las consultas.

Proceso de elección de sala de espera

Una vez comentados los conceptos previos que hay que entender acerca de las salas de espera (ordinaria o de desborde), procederemos a explicar el proceso de funcionamiento por el cual un paciente es dirigido a una sala de espera

concreta.

El objetivo es que el sistema pueda dar indicaciones a cada uno de los pacientes sobre la sala de espera a la que se ha de dirigir con objeto de gestionar el aforo de todas las salas del entorno, garantizando de esta forma que se intente no superar el aforo máximo de las mismas:

Para ello, cuando un paciente se acerca a un quiosco del centro o acude al personal de recepción para confirmar su cita, se inicia el proceso de confirmación de cita y dentro del mismo se calcula la sala de espera a la que solicitaremos al paciente que se dirija. Obviamente, el sistema presupone que el paciente sigue las instrucciones remitidas, pues no es factible verificar si el mismo efectivamente cumple con las mismas, o se dirige al lugar que le parece más oportuno desoyendo las indicaciones.

Lo primero que tendremos en cuenta es si el profesional que atenderá a los pacientes de la cola a la que pertenece el paciente se encuentra en una consulta o no.

Si el profesional ya se encuentra ubicado en su consulta

Si el profesional ya se encuentra ubicado en su consulta , y ha llamado al primer paciente, podemos determinar si dicha consulta tiene o no sala preferente. En este caso, se reubicará al paciente a la sala de espera preferente siempre y cuando su aforo lo permita.
Si la consulta no tiene una sala de espera preferente o bien su aforo está completo, comprobamos el aforo disponible del resto de salas de espera ordinarias de la consulta, en el caso de que tengamos varias, se le reubica a aquella que tenga mayor aforo disponible.
Si no tenemos disponibilidad en ninguna de las salas ordinarias asociadas a la consulta, entra en juego las salas de desborde. Si la consulta tenía sala ordinaria preferente, las salas de desborde de ésta tendrán preferencia sobre las salas de desborde del resto de salas ordinarias. En cualquiera de los casos se reubicará a la sala de desborde con mayor aforo disponible.

Si no tiene disponibilidad ninguna de las salas de desborde se pasa a ubicar en la sala ordinaria no relacionada de mayor disponibilidad (si existen salas de este tipo)

Si no tiene disponibilidad ninguna de las salas de ordinaria no relacionada se pasa a ubicar en la sala de desborde no relacionada de mayor disponibilidad (si existen salas de este tipo)
Si no hay aforo disponible en ninguno de los casos descritos, al paciente se le informa de que permanezca en una zona cercana al kiosco o del centro.

Si el profesional no se encuentra en su consulta

Si el profesional todavía no se encuentra en su consulta , o se encuentra pero aún no ha llamado al primer paciente, no podemos conocer en qué consulta va a atender a los pacientes de la cola, por lo que no es posible conocer la sala de espera ordinaria preferente de dicha consulta, por lo que trataremos por igual todas las salas del entorno asociado al profesional.
Comprobamos el aforo disponible de cada una de las salas ordinarias del entorno, si alguna de éstas tiene aforo disponible, el paciente se reubicará en la sala que tenga mayor aforo disponible. En el caso que todas las salas ordinarias tengan el aforo completo, se realizará el mismo cálculo con las salas de desborde de éstas salas ordinarias.
Puede darse el caso de que posteriormente el profesional ocupa una consulta que no tenga relación con la sala de espera a la que previamente hemos remitido pacientes. No importa. Los pacientes que se encuentren en estas salas serán llamados en las mismas cuando le toque su turno, aunque dicha sala no tenga relación con la consulta que finalmente ha ocupado el profesional.

Cálculo del aforo disponible de la sala

Para calcular el aforo disponible de cada sala de espera se tiene en cuenta una serie de puntos que vamos a describir a continuación.
Lo primero que hacemos es obtener el aforo máximo del que dispone la sala de espera para calcular y a partir de ahí vamos calculando cuantas personas o reservas de huecos existen.
Para ello miramos todas las colas activas que estén en una consulta asociada a dicha sala, para estas colas tenemos que obtener las personas que hay actualmente en dicha sala de espera y la reserva mínima de hueco de la cola. El aforo disponible será el aforo máximo de la sala restando el mayor de éstos (siempre y cuando la cola activa no sea la cola asociada al paciente a reubicar, en cuyo caso se restará siempre el número de personas actualmente en la sala para dicha cola).

Aforo disponible para la cola seleccionada = menor ([pacientes de dicha cola en la sala] , [reserva mínima de huecos para la cola])

Una vez procesado este primer paso, ahora tendremos que calcular todas las personas que hay actualmente en dicha sala de espera de las colas que sean colas no gestionadas. Al aforo disponible se le resta este número de pacientes, si la sala a calcular es una sala de desborde, le restamos el número de personas actualmente en la sala independientemente de que cola pertenezcan.

Casos de ejemplo

• Una sala de espera ordinaria sin sala de espera de desborde

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• Una sala de espera ordinaria preferente y otras salas de espera ordinarias

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• Una sala de espera ordinaria con salas de desborde

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• Una sala de espera ordinaria preferente con salas ordinarias y de desborde

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