Proceso: Gestión de compromisos directivos
Objetivo
Cumplir los compromisos de la STIC. El modelo pretende que todos conozcamos los compromisos que la STIC tiene fijados a nivel directivo a fin de poder gestionarlos y cumplirlos.
Alcance
Ámbito de la gestión directiva: subdirector STIC, subdirectores TIC provinciales y responsables de área.
Responsabilidades
Los compromisos directivos son creados por el subdirector de la STIC, responsables de área o subdirectores de equipos provinciales TIC.
Al tratarse de compromisos adquiridos por la STIC, puede intervenir en su resolución cualquier persona o equipo de la STIC.
Todos somos responsables del cumplimiento de los compromisos directivos, pero será el área de Coordinación y Estrategia quien vele por el seguimiento de los compromisos, de manera que se asegure el cumplimiento de la fecha de compromiso del mismo.
Elementos que se usan
Los elementos a registrar en Jira son:
- Compromiso directivo: obligación contraída por la STIC a nivel directivo en un afecha concreta.
- Riesgo directivo: evento incierto que si ocurre puede tener un efecto negativo sobre uno o varios compromisos directivos.
- Problema directivo: causa de uno o varios incidentes que afectan a compromisos directivos. Es probable que un riesgo se materialice por no tener efecto el plan de mitigación. En ese caso, debe crearse un problema.
- Decisión directiva: aquella que se centra en la definición de elementos de la cadena de producción que requieren decisiones gestionadas o con impacto en niveles directivos.
Ventajas del proceso:
- Información actualizada y compartida. Disponible.
- Transparencia en la gestión.
- Cuadros de mando y tableros Kanban para facilitar el seguimiento
Flujo del proceso
Compromisos directivos
Directrices generales
- Los Compromisos Directivos deben estar escritos en un lenguaje exento de tecnicismos, en lenguaje propio de negocio.
- La información debe estar directamente a disposición y consulta en tiempo real por parte del Subdirector de la STIC (Fran Sánchez Laguna) y de la Directora General de Humanización, Planificación, Coordinación y Cuidados (Inmaculada Vázquez).
- Todos los Compromisos Directivos al crearse, ponen como observador a Fran Sánchez Laguna automáticamente.
- Para modificar la fecha de un Compromiso Directivo será necesario consensuarlo previamente con el Subdirector de la STIC.
- Un Riesgo Directivo es como su nombre indica un riesgo que afecta directemente a un Compromiso Directivo. Debe mitigarse por parte de quien gestiona el riesgo creando acciones preventivas.
- Si el riesgo se materializa, pasa a convertirse en un Problema Directivo. Debe solucionarse por parte de quien gestiona el problema creando acciones correctivas.
¿Cómo se registran en la herramienta de gestión corporativa?
El tipo de registro que creamos en Jira es una tarea general. La naturaleza de la tarea la determinan los campos Tipo de Tarea y Subtipo.
Podrán crearse en cualquier proyecto y por cualquier usuario.
Este es el formulario que se muestra a la hora de completar cualquier registro Jira. Se marca en color rojo los campos Tipo de Tarea y Subtipo.
Esto es lo que debes tener en cuenta para el registro de estas tareas generales:
Compromiso directivo | Compromiso de la STIC a nivel directivo |
TIPO DE TAREA | Compromiso directivo |
SUBTIPO | No procede |
INFORMACIÓN EN LA CREACIÓN |
|
CICLO DE VIDA | ABIERTA: Compromiso directivo propuesto, sin fecha de compromiso (debe aparecer DDMMAA) EN RESOLUCIÓN: Compromiso directivo aceptado por Dirección y con fecha. Debe ser sustituído DDMMAA por el día, mes y año con el que se informe la fecha de compromiso STIC Además deberá informarse en este estado:
PDTE. SUBTAREAS: Compromiso directivo en el que se está trabajando CERRADA: Compromiso directivo alcanzado o cancelado. |
Riesgo directivo | Evento incierto que si ocurre puede tener un efecto negativo sobre uno o varios compromisos directivos. |
TIPO DE TAREA | Riesgo |
SUBTIPO | Directivo |
INFORMACIÓN EN LA CREACIÓN |
|
PLAN DE MITIGACIÓN | Subtareas del riesgo que sirven para mitigar o hacer desaparecer el riesgo. Tipo de tarea: acción preventiva Mientras estén vivas las acciones preventivas, no podremos cerrar el riesgo- |
CICLO DE VIDA | ABIERTA: Riesgo identificado. EN RESOLUCIÓN: Riesgo asumido por quien debe gestionarlo pero sin crear acciones de mitigación PDTE. SUBTAREAS: Se ha creado el plan de mitigación del riesgo. (Creada al menos una subtarea con Tipo de tarea= Acción preventiva) CERRADO: El riesgo ha desaparecido por efecto del plan de mitigación o se ha cancelado porque no es un riesgo como tal. Existe también la posibildad de que las acciones de mitigación no hyan funcionado y el riesgo se haya materializado, con lo que debe cerrarse y crearse el problema correspondiente |
Problema directivo | Causa de uno o varios incidentes que afectan a compromisos directivos. Es probable que un riesgo se materialice por no tener efecto el plan de mitigación. En ese caso, debe cerrarse el riesgo y crearse un problema. |
TIPO DE TAREA | Problema |
SUBTIPO | Directivo |
INFORMACIÓN EN LA CREACIÓN |
En el caso en que el problema se cree por materializarse el riesgo, se establecerá entre ellos un enlace tipo riesgo directivo "depende de " problema directivo. |
PLAN DE ACCIONES CORRECTIVAS | Se crean subtareas del problema que sirven para resolverlo. Tipo de tarea: acción correctiva * Mientras estén vivas las acciones correctivas, no podremos cerrar el problema. |
CICLO DE VIDA | ABIERTA: Problema identificado. EN RESOLUCIÓN: Problema asumido por quien debe gestionarlo pero sin crear acciones correctivas. PDTE. SUBTAREAS: Se ha creado el plan de acciones correctivas para el problema. CERRADO: El problema ha desaparecido por efecto del plan de acciones correctivas o se ha cancelado |
Decisión directiva | Aquella que se centra en la definición de elementos de la cadena de producción que requieren decisiones gestionadas o con impacto en niveles directivos. |
TIPO DE TAREA | Decisión |
SUBTIPO | Directiva |
INFORMACIÓN EN LA CREACIÓN |
|
CICLO DE VIDA | No es relevante, lo importante es que se cierre cuando se haya elegido o se cancele si no procede. Cuando se resuelva una decisión, hay que informar de forma obligatoria el campo decisión adoptada. |
Relaciones entre registros
Los elementos en Jira se relacionan entre sí como se muestra en el gráfico:
Los elementos relacionados con un compromiso directivo pueden verse en forma de árbol en el enlace Link Hierarchy del registro Jira.
Gracias a la nomenclatura utilizada en los títulos y a las relaciones entre los registros, podemos conocer de un vistazo y de manera ordenada la información relevante.
¿Qué ventaja tiene usar la relación de dependencia?
La ventaja principal es que cualquier enlace que se haga de este tipo se informa en un campo que puede ser mostrado en un fiiltro o en un cuadro de mando
Resumen de los estados
El resumen del significado de los estados en el ciclo de vida de compromisos, riesgos, problemas y decisiones es el siguiente:
| ABIERTA | PENDIENTE DE SUBTAREAS O EN RESOLUCÍÓN | CERRADA |
COMPROMISO DIRECTIVO | Compromiso directivo propuesto | EN RESOLUCIÓN: Compromiso directivo aceptado por Dirección y con fecha PDTE. SUBTAREAS: Compromiso directivo en el que se está trabajando | Compromiso directivo alcanzado o cancelado |
RIESGO DIRECTIVO | Riesgo directivo detectado | EN RESOLUCIÓN: Riesgo asumido que no se está mitigando PDTE. SUBTAREAS: Riesgo al que se le están aplicacndo acciones de mitigación | Riesgo solucionado, cancelado o materializado (hay que crear problema). |
PROBLEMA DIRECTIVO | Problema directivo detectado | EN RESOLUCIÓN: Problema asumido que no se está solucionando PDTE. SUBTAREAS: Problema al que se le están aplicacndo acciones correctivas | Problema solucionado o cancelado |
DECISIÓN DIRECTIVA | Decisión directiva pendiente | -- | Decisión directiva cerrada |
Elementos de gestión operativa
Podemos extrapolar este modelo al día a día de la gestión de aplicaciones, plataformas y proyectos, incluso tal y como se establece en el modelo de gestión directiva. podemos establecer relaciones entre compromisos directivos y otras tareas del mismo o de otro proyecto.
Siguiendo la misma filosofía, podemos establecer los siguientes elementos:
Hito operativo | Compromiso de un proyecto, aplicación o plataforma a nivel operativo |
TIPO DE TAREA | Hito operativo |
SUBTIPO | No procede |
INFORMACIÓN EN LA CREACIÓN |
|
CICLO DE VIDA | ABIERTA: Hito operativo propuesto, sin fecha de compromiso (debe aparecer DDMMAA) EN RESOLUCIÓN: Hito operativo aceptado por su responsable y con fecha de compromiso STIC informada. Debe ser sustituído DDMMAA por el día, mes y año con el que se informe la fecha de compromiso STIC Además deberá informarse en este estado:
PDTE. SUBTAREAS: Hito operativo en el que se está trabajando CERRADA: Hito operativo alcanzado o cancelado. |
Riesgo operativo | Evento incierto que si ocurre puede tener un efecto negativo sobre uno o varios hitos operativos. |
TIPO DE TAREA | Riesgo |
SUBTIPO | Operativo |
INFORMACIÓN EN LA CREACIÓN |
|
PLAN DE MITIGACIÓN | Subtareas del riesgo que sirven para mitigar o hacer desaparecer el riesgo. Tipo de tarea: acción preventiva Mientras estén vivas las acciones preventivas, no podremos cerrar el riesgo- |
CICLO DE VIDA | ABIERTA: Riesgo identificado. EN RESOLUCIÓN: Riesgo asumido por quien debe gestionarlo pero sin crear acciones de mitigación PDTE. SUBTAREAS: Se ha creado el plan de mitigación del riesgo. (Creada al menos una subtarea con Tipo de tarea= Acción preventiva) CERRADO: El riesgo ha desaparecido por efecto del plan de mitigación o se ha cancelado porque no es un riesgo como tal. Existe también la posibildad de que las acciones de mitigación no hyan funcionado y el riesgo se haya materializado, con lo que debe cerrarse y crearse el problema correspondiente |
Problema operativo | Causa de uno o varios incidentes que afectan a hitos operativos. Es probable que un riesgo se materialice por no tener efecto el plan de mitigación. En ese caso, debe cerrarse el riesgo y crearse un problema. |
TIPO DE TAREA | Problema |
SUBTIPO | Operativo |
INFORMACIÓN EN LA CREACIÓN |
En el caso en que el problema se cree por materializarse el riesgo, se establecerá entre ellos un enlace tipo hito operativo "depende de " problema operativo. |
PLAN DE ACCIONES CORRECTIVAS | Se crean subtareas del problema que sirven para resolverlo. Tipo de tarea: acción correctiva * Mientras estén vivas las acciones correctivas, no podremos cerrar el problema. |
CICLO DE VIDA | ABIERTA: Problema identificado. EN RESOLUCIÓN: Problema asumido por quien debe gestionarlo pero sin crear acciones correctivas. PDTE. SUBTAREAS: Se ha creado el plan de acciones correctivas para el problema. CERRADO: El problema ha desaparecido por efecto del plan de acciones correctivas o se ha cancelado |
Decisión operativa | Aquella que se centra en la definición de elementos de la cadena de producción que requieren decisiones gestionadas o con impacto en niveles operativos. |
TIPO DE TAREA | Decisión |
SUBTIPO | Operativa |
INFORMACIÓN EN LA CREACIÓN |
|
CICLO DE VIDA | No es relevante, lo importante es que se cierre cuando se haya elegido o se cancele si no procede. Cuando se resuelva una decisión, hay que informar de forma obligatoria el campo decisión adoptada. |
En el caso de proyectos y aplicaciones que pertenezcna al área STIC "Soluciones corporativas y Sociedad Digital", se establcerán además los siguientes tipos de decisiones:
- Estratégicas
- Financiación
- Técnicas
Establecer relaciones de dependencias entre estos registros
Como hemos comentado anteriormente, en los registros aparece una fecha inicio y una fecha fin. Hemos indicado que la relación entre un compromiso directivo y un riesgo/decisión/problema directivos se establecía mediante enlaces de tipo Depende de.
El objetivo es establecer los enlaces o depndencias entre un compromiso directivo e hitos operativos o tareas de cualquier tipo que hay que ejecutar para poder llegar a cumplir el compromiso, es decir, poder planificar sus fechas de inicio y de fin.
Podemos hacerlo de dos formas. Ambas se basan en el uso de BIG PICTURE y en hacer filtros que muestran todos los registros entre los que se quieren hacer las dependencias.
Lo que diferencia una forma de otra es la forma de hacer el filtro:
- Primera forma: incluyo en el filtro uno a uno los registros de los que depende el compromiso directivo. Tiene como parte negativa que el filtro puede llegar a ser tedioso, pero como parte positiva, en el propio Gantt podría establecer las dependencias entrelas tareas
Las dependencias que ponga en el Gantt se informan e la propia tarea, y además si actualizo fechas en el Gantt, actulaizaré automáticamente las fechas de inciio y fin de las tareas
Esas dependencias se informan pero no tienen ningún efecto, aunque se pueden ver en el árbol de dependencias
- Segunda forma: hacemos el filtro con el compromiso y con las tareas que queremos relacionar y que relacionamos con un enlace por ejemplo de tipo Relacionada con. Aunque este filtro es menos tedioso que el anterior, es menos recomendable, puesto que tanto en las tareas como en el árbol de dependencias aparece además del enlace propio del Gantt el de relación, lo que puede complicar la gestión.
Vista general
Herramientas de contenido
- Impreso por Atlassian Confluence 8.7.2