• Plantilla de ejemplo con comentarios: Plantilla de Incurridos (NOTAS+COMENTARIOS)

OBJETO DEL DOCUMENTO

El siguiente documento sentará las bases del conocimiento del uso y buenas prácticas de la plantilla de incurridos.

OBJETIVO DE LA CREACIÓN DE LA NUEVA PLANTILLA

En cada una de las Factorías que componen los servicios TIC del SAS se han estado utilizando diferentes plantillas de incurridos ya que la plantilla actual no cumple con las necesidades de los Jefes de Proyecto para la supervisión de los incurridos.
El objetivo de la nueva plantilla son los siguientes:

• El uso de un único archivo de incurridos para todas las Factorías.
• Mejorar la comunicación entre los Proveedores y la STIC.
• Ayudar a la supervisión de los trabajos realizados.
• Incluir procedimientos de ayuda al desarrollo de los trabajos a desarrollar por el Proveedor.

DESCARGA DE LA PLANTILLA

La plantilla se podrá descargar desde el espacio Confluence: Servicios de Gestión TIC (GTIC), apartado plantillas.

ESTRUCTURA DE LA PLANTILLA

La plantilla es una archivo Excel que contiene cuatro hojas que son:

• Entregables OT.
• Fases-Tareas OT.
• Estimación.
• Real.
• Estimación VS Real.
• CM-OT HORAS.
• CM-OT HBS.

4.1 ENTREGABLES OT

A modo de resumen, en esta página, se describen los posibles entregables a ser suministrados por el proveedor dependiendo del tipo de OT que esté realizando. Los entregables finales deberán de ser descritos en la hoja OT.

Posibles entregables de una OTR u OTA

4.2 FASES-CODIGO JIRA

El objetivo de esta hoja es la mejora de la comunicación entre los Jefes de Proyecto y los Proveedores.
En dicha hoja se puede usar para identificar las distintas FASES DEL PROYECTO o las MEJORAS/INCIDENCIAS de JIRA sobre las cuales se están trabajando.
No es obligatorio su uso, pero si recomendable.

4.3 ESTIMACIÓN

En esta página el proveedor puede estimar cada una de las tareas necesarias para completar los entregables de la OT. Su uso es idéntico a la página REAL.

4.4 REAL

En esta hoja será en donde el Proveedor deberá de rellenar el incurrido, además de otros campos para que posteriormente el Jefe de Proyecto pueda revisarlo y dar su visto bueno.
Esta hoja consta de varias partes:
4.3.1 Encabezado
4.3.2 Cuadros Resumen
4.3.3 Tablas de Incurridos.

4.4.1. ENCABEZADO

En el encabezado aparecerá la información general de la OT y contendrá los datos identificativos de la misma

4.4.2 CUADROS RESUMEN

En este apartado tendremos los datos resumidos de la OT así como los entregables, en caso de ser necesarios, a suministrar por el proveedor.

4.4.3 TABLAS DE INCURRIDOS

En este apartado el Proveedor tendrá que incurrir las horas de los trabajos realizados rellenando los siguientes campos.

4.5 ESTIMACION VS REAL

En esta hoja se ha creado unas tablas comparativas con sistema de semáforo para analizar las desviaciones y ayudar a mejorar en la estimaciones futuras.

4.6 CM-OT HORAS/ CM-OT HBS

En estas hojas son cuadros de mandos para ayudar a los Proveedores y Jefes de Proyecto al análisis de la OT y trabajos desarrollados. CM-OT HORAS tiene una perspectiva desde las horas y la CM-OT HBS desde las HBS.

BUENAS PRÁCTICAS

A continuación, adjunto buenas prácticas del uso de la plantilla.

• Es necesario que al comienzo del uso de la plantilla los Jefes de Proyectos del Proveedor mantengan una reunión con el Jefe de Proyecto de la STIC que dirige el aplicativo sobre el cual se está trabajando. Al ser una plantilla con cierta libertad de rellenado de datos, el objetivo de esa reunión será alinear criterios de entrega.
• Los entregables a suministrar por el proveedor en caso de ser necesarios deben de estar reflejados en la OT.
• En los comentarios debe contener la información suficiente para que al JP de la STIC pueda entender los trabajos realizados de forma sencilla.
• Cuando se realicen tareas en horario no extendido y extendido, dicha línea de incurridos debe ser partida en dos, una para el no extendido y otra para el extendido.
• Cuando se realicen tareas en horario extendido es conveniente en los comentarios desde que hora hasta que hora se ha estado.
• La columna FASES DEL PROYECTO/COD. JIRA es una columna de libre uso, pero con un sentido organizativo. Debe servir para la mejora de la comunicación entre ambas partas.
• Una de las necesidades que nos ha llegado es la discriminación entre trabajos desarrollados en plataforma PRE o PRO. Dichos discriminación se podría hacer de varias formas, desde utilizando la columna de libre disposición FASES DEL PROYECTO/COD. JIRA, en comentarios o de alguna otra forma. Sería conveniente antes de usar un criterio que los JP del Proveedor propusiera la forma al JP de la STIC.
• En las hojas CM-OT HORAS/ CM-OT HBS existe unos botones de actualizar gráficos. En caso de modificación de datos de incurridos se debe hacer click para actualizar. Un solo botón actualiza ambas hojas.