Introducción


En el marco de la mejora continua y la gestión eficiente de la información, este procedimiento establece las pautas para la evaluación, aprobación, actualización y publicación de documentación en el asistente portal ayudaDIGITAL. Su objetivo es garantizar una gestión transparente y coordinada, facilitando la integración de manuales en aplicaciones existentes o nuevas, así como en el asistente digital cuando sea necesario. Este proceso busca optimizar la accesibilidad y utilidad de la documentación, asegurando que cumpla con los estándares establecidos y responda a las necesidades de los usuarios.


Objetivo

  • Describir el procedimiento para evaluar, aprobar, actualizar y publicar documentación en el portal ayudaDIGITAL.
  • Garantizar una gestión transparente y coordinada para la publicación de manuales en aplicaciones existentes o nuevas.
  • Facilitar la integración de la documentación en el asistente cuando corresponda mediante el proceso de vectorización.
  • Asegurar que la documentación publicada cumpla con los estándares de calidad y las políticas internas de la organización, garantizando su coherencia y relevancia.

Alcance

Este documento aplica al flujo de trabajo necesario para realizar el registro, evaluación, análisis de impacto, vectorización, validación y publicación de documentación en ayudaDIGITAL.

Incluye:

  • Documentos existentes para actualización.
  • Nuevos manuales para aplicaciones publicadas.
  • Documentación para aplicaciones nuevas y no habilitadas previamente en el asistente.
  • Cambio datos del documento (modificación ámbito, cambio UUID, versión, carpeta)

Exclusiones

No se incluirán documentos como los changelogs o manuales excesivamente técnicos que no estén orientados al usuario final. Estos documentos deben cumplir con la normativa establecida para garantizar su relevancia y utilidad en el portal ayudaDIGITAL. Elaboración de manuales de aplicaciones para usuario final en ayudaDIGITAL


Roles y responsabilidades

G. del Conocimiento de la DGSIC

  • Revisión inicial de la petición, asegurando que el tipo de documento (perfil usuario, técnico, changelog) y el formato SAS sean correctos.

  • Colaboración con los responsables funcionales para garantizar que los manuales aportados estén actualizados y cumplan con los requisito.


Gestión del Conocimiento CSU

  • Coordinación con "G. del conocimiento de la DGSIC para " para garantizar que los documentos sean adecuados para su publicación.
  • Validación preliminar del documento, evaluando aspectos como calidad, control de versiones, rol asignado, ámbito de aplicación, pertinencia y necesidad de vectorización.
  • Realización de pruebas para verificar la precisión de las respuestas tras el proceso de vectorización.


Gestión del Cambio

  • Creación de peticiones para el equipo de Automatización, incluyendo tareas como vectorización, alias y etiquetas del CI.
  • Supervisión del flujo de trabajo para garantizar que las solicitudes sean procesadas correctamente.
  • Coordinación con el equipo de desarrollo para habilitar el asistente.


Equipo de Desarrollo :

    1. Planificación de actividades en sprints.
    2. Realización de la vectorización y procesamiento del documento.
    3. Configuración del asistente para la validación (aplicable solo en aplicaciones nuevas).

Descripción del proceso

  1. Actividad con entradas y salidas

    1. Recepción de la solicitud

      • Entrada: Solicitud registrada en CA-SDM, con requisitos completos y descripción del cambio.
      • Salida: Confirmación de recepción y asignación inicial.

    2. Evaluación inicial

      • Entrada: Documento solicitado y criterios preliminares de publicación.
      • Salida: Decisión de aprobación/rechazo, necesidad de vectorización.

    3. Análisis de impacto

      • Entrada: Documento validado para publicación.
      • Salida: Información sobre impacto en el asistente (sí/no), petición para vectorización si aplica.

    4. Planificación interna y tratamiento

      • Entrada: Solicitudes para el equipo de Automatización.
      • Salida: Planificación en sprint, estimación de tiempos.

    5. Vectorización y validación

      • Entrada: Metadatos, alias, etiquetas y manuales listos para carga.
      • Salida: Documento vectorizado, validado para responder consultas de forma precisa.

    6. Publicación en el portal

      • Entrada: Documento aprobado y validado.
      • Salida: Manuales publicados o actualizados en el portal ayudaDIGITAL.

    7. Cierre de la solicitud

      • Entrada: Resultado de los procesos finalizados.
      • Salida: Confirmación de publicación y comunicación al solicitante.

    Tareas operativas descritas

    • Vectorización de documentos: Proceso técnico que incluye revisión de excel de carga, preparación de metadatos/manuales y pruebas de funcionalidad.
    • Sustitución de documentos: Eliminación de documentos existentes y carga de nuevos manuales con priorización.
    • Validación funcional: Pruebas del contenido vectorizado y ajuste de respuestas del asistente.
    • Actualización de datos: Proceso técnico que incluye la modificación y actualización de metadatos no vectorizados

    Observaciones

    • Se requiere la configuración del asistente solo para aplicaciones nuevas no habilitadas previamente.
    • Los tiempos estimados dependen del tamaño del contenido (1 día por cada 50 MB para vectorización).
    • Algunas actividades tienen dependencias internas (por ejemplo, esperar pruebas para publicación).