Introducción:

En el marco de la mejora continua y la gestión eficiente de la información, este procedimiento establece las pautas para la evaluación, aprobación, actualización y publicación de documentación en el asistente portal ayudaDIGITAL. Su objetivo es garantizar una gestión transparente y coordinada, facilitando la integración de manuales en aplicaciones existentes o nuevas, así como en el asistente digital cuando sea necesario. Este proceso busca optimizar la accesibilidad y utilidad de la documentación, asegurando que cumpla con los estándares establecidos y responda a las necesidades de los usuarios.

Objetivo

Describir el procedimiento para evaluar, aprobar, actualizar y publicar documentación en el portal ayudaDIGITAL.
Garantizar una gestión transparente y coordinada para la publicación de manuales en aplicaciones existentes o nuevas.
Facilitar la integración de la documentación en el asistente cuando corresponda mediante el proceso de vectorización.
Asegurar que la documentación publicada cumpla con los estándares de calidad y las políticas internas de la organización, garantizando su coherencia y relevancia.

Alcance

Este documento aplica al flujo de trabajo necesario para realizar el registro, evaluación, análisis de impacto, vectorización, validación y publicación de documentación en ayudaDIGITAL.

Incluye:

Documentos existentes para actualización.
Nuevos manuales para aplicaciones publicadas.
Documentación para aplicaciones nuevas y no habilitadas previamente en el asistente.

Exclusiones:
No se incluirán documentos como los change logs o manuales excesivamente técnicos que no estén orientados al usuario final. Estos documentos deben cumplir con la normativa establecida para garantizar su relevancia y utilidad en el portal ayudaDIGITAL. (enlazar normativa)

Roles y responsabilidades

G. del conocimiento de la DGSIC :
- Revisión inicial de la petición, asegurando que el tipo de documento (perfil usuario, técnico, changelog) y el formato SAS sean correctos.
- Colaboración con los responsables funcionales para garantizar que los manuales aportados estén actualizados y cumplan con los requisitos.
Gestión del Conocimiento :
- Coordinación con "G. del conocimiento de la DGSIC para " para garantizar que los documentos sean adecuados para su publicación.
- Validación preliminar del documento, evaluando aspectos como calidad, control de versiones, rol asignado, ámbito de aplicación, pertinencia y necesidad de vectorización.
- Realización de pruebas para verificar la precisión de las respuestas tras el proceso de vectorización.
Gestión del Cambio :
- Creación de peticiones para el equipo de Automatización, incluyendo tareas como vectorización, alias y etiquetas del CI.
- Supervisión del flujo de trabajo para garantizar que las solicitudes sean procesadas correctamente.
- Coordinación con el equipo de desarrollo para habilitar el asistente.
Equipo de Automatización/Desarrollo :
1. Planificación de actividades en sprints.
2. Realización de la vectorización y procesamiento del documento.
3. Configuración del asistente para la validación (aplicable solo en aplicaciones nuevas).

Actividad con entradas y salidas

Actividad con entradas y salidas
1. Recepción de la solicitud
  - Entrada: Solicitud registrada en CA-SDM, con requisitos completos y descripción del cambio.
  - Salida: Confirmación de recepción y asignación inicial.
2. Evaluación inicial
  - Entrada: Documento solicitado y criterios preliminares de publicación.
  - Salida: Decisión de aprobación/rechazo, necesidad de vectorización.
3. Análisis de impacto
  - Entrada: Documento validado para publicación.
  - Salida: Información sobre impacto en el asistente (sí/no), petición para vectorización si aplica.
4. Planificación interna y tratamiento
  - Entrada: Solicitudes para el equipo de Automatización.
  - Salida: Planificación en sprint, estimación de tiempos.
5. Vectorización y validación
  - Entrada: Metadatos, alias, etiquetas y manuales listos para carga.
  - Salida: Documento vectorizado, validado para responder consultas de forma precisa.
6. Publicación en el portal
  - Entrada: Documento aprobado y validado.
  - Salida: Manuales publicados o actualizados en el portal ayudaDIGITAL.
7. Cierre de la solicitud
  - Entrada: Resultado de los procesos finalizados.
  - Salida: Confirmación de publicación y comunicación al solicitante.
Tareas operativas descritas
- Vectorización de documentos: Proceso técnico que incluye revisión de excel de carga, preparación de metadatos/manuales y pruebas de funcionalidad.
- Sustitución de documentos: Eliminación de documentos existentes y carga de nuevos manuales con priorización.
- Validación funcional: Pruebas del contenido vectorizado y ajuste de respuestas del asistente.
Observaciones
- Se requiere la configuración del asistente solo para aplicaciones nuevas no habilitadas previamente.
- Los tiempos estimados dependen del tamaño del contenido (1 día por cada 50 MB para vectorización).
- Algunas actividades tienen dependencias internas (por ejemplo, esperar pruebas para publicación).