Modelo corporativo marco de implantaciones

Objeto del Modelo

Este documento define un marco normativo para la ejecución de cualquier proceso de implantación en el ámbito del SAS, independientemente del producto implantado.

Recoge el know-how y las lecciones aprendidas durante la ejecución de las implantaciones de Diraya Atención Hospitalaria en los hospitales del SAS.

Como Modelo Marco define las actividades y procesos necesarios para ejecutar un servicio de Implantación especifico.

Este documento no normaliza el proceso de definición del Alcance del proceso de implantación, sino que lo toma como prerrequisito.

Normaliza por tanto, como ejecutar un proceso e implantación que se ha decidido llevar a cabo con un alcance ya acordado.

¿Qué es el MCMI?

El Modelo Corporativo Marco de Implantaciones (en adelante MCMI) tiene su germen u origen en el MCI específico definido en el ámbito de los procesos de Implantación de Diraya Atención Hospitalaria.

La definición principal del MCMI es la de ser un modelo Marco para la estructuración de cualquier proceso de implantación en el ámbito del SAS.

El MCMI es una completa guía donde se detallan los líneas maestras de todas las actividades involucradas en un proceso de implantación en cualquier centro del SAS, e independientemente del sistema de información a implantar.

Debe ser manual de instrucciones para que cualquier perfil involucrado pueda conocer el alcance y la estructuración temporal de su participación en un determinado proceso de implantación.

También será la principal fuente de información a nivel documental y metodológico, siendo depurada y alimentada con cada nuevo proceso de implantación, que supondrá un aporte de experiencias y mejora.

Esta guía define igualmente un Catálogo de Entregables corporativo que conformarán la base documental de todo el proceso.

Para cada uno de estos entregables, serán definidas plantillas para facilitar su uso y estandarizar su contenido.

El MCMI se compone de 8 fases. Cada fase o etapa descrita a continuación se desmenuza en procesos, que son unidades de actuación más pequeñas y que siguen una lógica común en base al modelo.

Para dar cobertura a todas las áreas importantes en un proceso de implantación de un producto se han identificado éstas y forman parte activa del MCMI. Con esto logramos en cada una de las fases impactar en todas las áreas importantes relacionadas con la implantación.

Es por ello que a lo largo de todo el contenido del MCMI, así como en otras herramientas que puedan formar parte del mismo, se utilizarán códigos de colores e iconos para identificar las diferentes áreas de conocimiento involucradas.

Áreas de conocimiento

Cada etapa o fase del MCMI define un conjunto de acciones a llevar a cabo durante la ejecución de un proceso de implantación.

Para definir más concretamente qué se debe hacer en cada fase, MCMI divide las mismas en procesos y actividades, en el cual se describe cual es el alcance de cada una de ellas, qué documentación y entregables serán utilizados y quiénes son los perfiles o roles implicados en su ejecución.

Este conjunto de actividades, desde un punto de vista horizontal son igualmente categorizadas en áreas de conocimiento, lo que permite la especialización de los RRHH involucrados en el proceso de implantación.

Estas áreas de conocimiento son las siguientes:

Fases

El MCMI divide la ejecución de las actividades en ocho fases que cubren todo el ciclo de vida de la implantación, desde el Kick-Off de comienzo de las actividades hasta el cierre del proyecto o petición de implantación.

Las fases son las siguientes:

Roles y Responsabilidades

Se muestra a continuación los roles definidos por el MCMI. Para cada uno de ellos encontrará a continuación la siguiente información:

• Ámbito al que pertenece (proveedor, STIC, centro involucrado, etc).
• Descripción del rol/perfil.
• Actividades en las que participa el rol junto con el tipo de Responsabilidad con el que participa.

Para cada una de las tareas de implantación se definen los perfiles involucrados en dicha tarea y la responsabilidad que cada perfil tiene en ella. Estas responsabilidades se establecen siguiendo una matriz RASCI:

Detalle de las Fases

Vemos a continuación el detalle de cada una de las fases:

Fase 1: APS

En la fase de Análisis Preliminar de Situación se recogerán entre otros datos del centro referentes a Cartera de Servicios y actividad, dimensionamiento general, datos sobre sus Sistemas de Información (integraciones entre las distintas departamentales, con el HIS…) y otra serie de datos que permitirán conocer el grado de adecuación del hospital a la ejecución de los procesos de implantación, y el grado de complejidad que este proceso supondrá.

Es importante que se recojan los datos exhaustivamente dado que esto ayudará a que en la Reingeniería de Procesos puedan extraerse los posibles riesgos con una mayor facilidad, y antelación.

Las actividades que se llevan a cabo durante esta fase son las siguientes. Para mayor detalle sobre las actividades pulse aquí:

• [ACT-APS-FUNC-1] Dimensionar el ámbito de implantación
• [ACT-APS-FUNC-2] Definir impacto de la implantación
• [ACT-APS-FUNC-3] Analizar estado situación inicial del hospital para la implantación (datos, parametrización, jaspers compatibles,…)

• [ACT-APS-SIST-1] Catalogar los sistemas de información
• [ACT-APS-SIST-2] Entrega de entornos RP
  • [ACT-APS-SIST-2.4] Solicitar despliegue de entornos
  • [ACT-APS-SIST-2.1] Entregar entornos para RP
  • [ACT-APS-SIST-2.2] Gestionar apertura de comunicaciones para entornos de RP
  • [ACT-APS-SIST-2.3] Verificar entrega de los entornos para RP

• [ACT-APS-GEST-3] Kick-off de Subdirectores (STIC y funcional)
• [ACT-APS-GEST-1] Identificar Interesados
• [ACT-APS-GEST-2] Reunión de preparación y definición calendario de sesiones de RP
• [ACT-APS-GEST-4] HITO. Entrega producto versión visualizable

Fase 2: Reingeniería de Procesos

La fase de Reingeniería de Procesos tiene como objetivo analizar las circunstancias particulares del centro en el que se va a llevar a cabo la implantación, detectando de forma temprana aquellos aspectos y procesos que deban tenerse en cuenta sobre el nuevo sistema.

Permite a su vez la detección de puntos de mejora en los procesos establecidos, y la detección de posibles puntos críticos sobre los que haya que hacer especial hincapié para garantizar que la transición sea lo más natural posible.

La implantación en el centro supone una oportunidad inmejorable para la inclusión de mejoras en los procesos de trabajo, basados bien en la propia experiencia del centro, o bien en el conocimiento que los miembros del equipo de implantación han adquirido en su paso por anteriores procesos de implantación.

Las actividades que se llevan a cabo durante esta fase son las siguientes. Para mayor detalle sobre las actividades pulse aquí:

• [ACT-RP-FUNC-1] Sesiones de RP de Visitas al ámbito
• [ACT-RP-FUNC-2] Sesiones de RP circuitos actuales
• [ACT-RP-FUNC-3] Sesiones de RP circuitos nuevo sistema
  
  • [ACT-RP-FUNC-3.4] Enfermería
  • [ACT-RP-FUNC-3.3] Facultativos
  • [ACT-RP-FUNC-3.2] Admisión
  • [ACT-RP-FUNC-3.1] Urgencia
• [ACT-RP-FUNC-4] Sesiones de análisis de procesos
• [ACT-RP-FUNC-5] Verificar estado inicial
• [ACT-RP-FUNC-6] Definir Plan de Pruebas de Aceptación del Sistema
• [ACT-RP-FUNC-8] Definir Plan de Pruebas Funcionales de los circuitos
• [ACT-RP-FUNC-9] Entregar plantillas de parametrización

• [ACT-RP-FORM-1] Transferencia del conocimiento > Actividades fase PRE
• [ACT-RP-FORM-2] Estimar esfuerzo necesario formación usuarios finales
• [ACT-RP-FORM-3] Entregar requisitos equipamiento formación

• [ACT-RP-MIGR-1] Entregar catálogo de reglas de negocio implicadas
• [ACT-RP-MIGR-2] Definir Alcance de las migraciones
• [ACT-RP-MIGR-3] Definir Plan de Pruebas de migración Cualitativas (catas)
• [ACT-RP-MIGR-4] Definir Plan de Pruebas de migración Cuantitativas

• [ACT-RP-INTE-1] Entregar contratos integración y tablas maestras involucradas
• [ACT-RP-INTE-2] Sesión RP de integración
• [ACT-RP-INTE-3] Definir Plan de Pruebas de conectividad de integraciones
• [ACT-RP-INTE-4] Definir Plan de Pruebas funcionales de las integraciones

• [ACT-RP-SIST-1] Entregar requisitos mínimos
• [ACT-RP-SIST-2] Verificar situación infraestructura de comunicaciones

• [ACT-RP-AYED-1] Inventariar sistemas de explotación afectados
• [ACT-RP-AYED-2] Analizar cobertura de los procesos de explotación de datos

• [ACT-RP-GEST-1] Presentar MCI. Visión y Alcance
• [ACT-RP-GEST-2] Identificar riesgos
• [ACT-RP-GEST-3] Realizar el Análisis Cualitativo de riesgos
• [ACT-RP-GEST-4] Planificar la respuesta a Riesgos
• [ACT-RP-GEST-5] Elaborar Informe Reingeniería de Procesos
• [ACT-RP-GEST-6] Enviar de Peticiones Cambios / Mejoras al Comité de Cambios
• [ACT-RP-GEST-7] Elaborar cronograma implantación
• [ACT-RP-GEST-8] HITO. Comienzo trabajo equipo implantación

Fase 3: Preimplantación

Una vez conocida y analizada la situación de partida del centro durante la fase de Reingeniería de Procesos, es el momento de la adecuación de este hasta el punto en el que es considerado que el centro está adecuado y preparado para poder llevarse a cabo el proceso de implantación.

Esta adecuación implica activamente al centro, al proveedor que da mantenimiento N3 a los servicios actuales del mismo que vayan a ser sustituidos, y a los proveedores de los sistemas departamentales afectados, al equipo de implantación, y a SSCC.

En cuanto al centro, este deberá implementar un considerable número de actividades de diferentes áreas de conocimiento enfocadas a esta adecuación. Cabe destacar en este aspecto el peso que tienen las incluidas en el área de conocimiento funcional y que están relacionadas con la parametrización de los módulos centralizados vinculados o afectados por el proceso de implantación (inclusión de operadores/profesionales en MACO, DMSAS, BDU, definición de estructura física y funcional, AGD, Citaweb, etc.). Es otro bloque importante la implementación de los procesos de extracción y transformación de datos de los sistemas que vayan a ser sustituidos dentro del área de migraciones. En este aspecto, la estrecha colaboración del centro con el proveedor que da mantenimiento N3 a dichos servicios suele ser clave para obtener los mejores resultados posibles.

De igual forma, en esta fase, los proveedores de sistemas departamentales o de sistemas terceros que vayan a integrarse con el nuevo sistema en el ámbito del centro, deben implementar las acciones necesarias sobre sus sistemas para adecuarlos al marco de integración que definen los contratos de integración corporativos.

Finalizada esta fase, todos los agentes involucrados estarán en disposición de comenzar las actividades realmente involucradas en el proceso de implantación en el centro. Será el momento de comenzar la Fase de Implantación.

Las actividades que se llevan a cabo durante esta fase son las siguientes. Para mayor detalle sobre las actividades pulse aquí:

• [ACT-PRE-FUNC-1] Adecuar la estructura física
• [ACT-PRE-FUNC-2] Adecuar la estructura funcional
• [ACT-PRE-FUNC-3] Procesos de autentificación
  • [ACT-PRE-FUNC-3.1] Preparar procesos de Autentificación a través de MACO
  • [ACT-PRE-FUNC-3.2] Preparar procesos de Autentificación a través de DMSAS
  • [ACT-PRE-FUNC-3.3] Preparar otros procesos de Autentificación
• [ACT-PRE-FUNC-4] Preparar dependencias en módulos centralizados
• [ACT-PRE-FUNC-5] Parametrización
  • [ACT-PRE-FUNC-5.1] Definir parametrización del sistema a implantar
  • [ACT-PRE-FUNC-5.2] Verificar que los valores definidos corporativamente son respetados
  • [ACT-PRE-FUNC-5.3] Definir mapeos de tablas maestras
• [ACT-PRE-FUNC-6] Adecuar Sistemas origen
  • [ACT-PRE-FUNC-6.1] Definir modificaciones necesarias sobre sistema origen
  • [ACT-PRE-FUNC-6.2] Definir Plan de pruebas sobre sistemas origen
• [ACT-PRE-FUNC-7] Implementar optimizaciones como resultado de los planes de sistema

• [ACT-PRE-FORM-1] Definir Plan de formación
• [ACT-PRE-FORM-2] Preparar material de formación
• [ACT-PRE-FORM-3] Validar Plan de formación
• [ACT-PRE-FORM-4] TC > formación a responsables TIC del centro / CSU

• [ACT-PRE-MIGR-1] Establecer mecanismo diferenciación activo vs pasivo
• [ACT-PRE-MIGR-2] Implementar extracción y transformación de datos
• [ACT-PRE-MIGR-3] Verificar procesos de extracción y transformación de datos
• [ACT-PRE-MIGR-4] Establecer subconjunto de datos para las pruebas de migración unitarias

• [ACT-PRE-INTE-1] Solicitar implementación de procesos de integración a terceros
• [ACT-PRE-INTE-2] Establecer fecha límite disponibilidad desarrollos integraciones
• [ACT-PRE-INTE-3] Desarrollar integración de terceros
• [ACT-PRE-INTE-4] Desplegar en PRE integraciones de terceros

• [ACT-PRE-SIST-1] Publicar accesos al Sistema para formación
• [ACT-PRE-SIST-2] Certificar requisitos hardware mínimos puestos de usuario
• [ACT-PRE-SIST-3] Certificar infraestructura necesaria para formación
• [ACT-PRE-SIST-4] Creación maqueta Master de entornos
  • [ACT-PRE-SIST-4.1] Soporte creación bbdd
  • [ACT-PRE-SIST-4.2] Soporte creación master software base servidor
  • [ACT-PRE-SIST-4.3] Validación creación bbdd
  • [ACT-PRE-SIST-4.4] Validación creación master software base servidor
  • [ACT-PRE-SIST-4.5] Validación básica funcional creación entorno
• [ACT-PRE-SIST-5] Entrega de entornos PRE
  • [ACT-PRE-SIST-5.1] Entregar entornos para PRE
  • [ACT-PRE-SIST-5.2] Gestionar apertura de comunicaciones para entornos PRE
  • [ACT-PRE-SIST-5.3] Verificar entrega de los entornos para PRE
  • [ACT-PRE-SIST-5.4] Precarga con juego de datos del entorno de PRE
• [ACT-PRE-SIST-6] Ejecutar Plan de Pruebas de Sistemas (pruebas estrés del producto)
• [ACT-PRE-SIST-7] Entrega de entornos PRO
  • [ACT-PRE-SIST-7.1] Entregar entornos para PRO
  • [ACT-PRE-SIST-7.2] Gestionar apertura de comunicaciones para entornos PRO
  • [ACT-PRE-SIST-7.5] Nivelar versión a la última disponible
  • [ACT-PRE-SIST-7.3] Verificar entrega de los entornos para PRO
  • [ACT-PRE-SIST-7.4] Activar modo transición en el entorno de producción

•  [ACT-PRE-AYED-1] Adecuar los procesos de explotación de datos afectados

• [ACT-PRE-GEST-1] Dar seguimiento y Control a los trabajos del Proyecto
• [ACT-PRE-GEST-2] Gestionar las solicitudes de configuración de MMCC afectados
• [ACT-PRE-GEST-3] Controlar los riesgos
• [ACT-PRE-GEST-4] Hito. Verificación disponibilidad versión de producto requerida
• [ACT-PRE-GEST-5] Informar cambios incluidos en la versión

Fase 4: Implantación

Esta fase, supone el comienzo efectivo de las actividades directamente relacionadas con la implantación en el centro.

Al inicio de esta fase, se desplegará para el centro el equipo completo de implantación quienes, de la mano de los referentes en cada área del centro, llevarán a cabo todas las actividades encaminadas a garantizar una transición exitosa hacia el nuevo sistema en el momento del arranque.

Las actividades que se llevan a cabo durante esta fase son las siguientes. Para mayor detalle sobre las actividades pulse aquí:

• [ACT-IMP-FUNC-1] PRE
  • [ACT-IMP-FUNC-1.1] Parametrización de PRE
    • [ACT-IMP-FUNC-1.1.1] Generación de script y herramientas de parametrización por lotes
    • [ACT-IMP-FUNC-1.1.2] Testing scripts y herramientas de parametrización por lotes. Cálculo de tamaño de ventana de tiempo necesario
    • [ACT-IMP-FUNC-1.1.3] Parametrizar conectividad de los entornos en PRE
    • [ACT-IMP-FUNC-1.1.4] Parametrizar funcionalmente los entornos en PRE
    • [ACT-IMP-FUNC-1.1.5] Implementar modificaciones sobre el aplicativo en PRE
    • [ACT-IMP-FUNC-1.1.6] Verificar modificaciones sobre el aplicativo en PRE
  • [ACT-IMP-FUNC-1.2] Certificar los circuitos parametrizados en PRE
    • [ACT-IMP-FUNC-1.2.1] Validación del alcance
    • [ACT-IMP-FUNC-1.2.2] Verificación del alcance. Soporte a las pruebas funcionales
• [ACT-IMP-FUNC-2] PRO
  • [ACT-IMP-FUNC-2.1] Parametrización de PRO
  • [ACT-IMP-FUNC-2.1.1] Parametrización conectividad de los entornos en PRO
  • [ACT-IMP-FUNC-2.1.2] Trasladar parametrización funcional a PRO
  • [ACT-IMP-FUNC-2.1.3] Trasladar modificaciones sobre el aplicativo en PRO
• [ACT-IMP-FUNC-3] Sistemas origen
  • [ACT-IMP-FUNC-3.1] Implementar modificaciones necesarias sobre sistema origen
  • [ACT-IMP-FUNC-3.2] Validar modificaciones necesarias sobre sistema origen

• [ACT-IMP-FORM-1] Impartir sesiones de formación
  • [ACT-IMP-FORM-1.1] Impartir sesiones de formación a Formadores
  • [ACT-IMP-FORM-1.2] Impartir sesiones de formación a usuarios finales
  • [ACT-IMP-FORM-1.3] Semana de contingencia
• [ACT-IMP-FORM-2] Generar Informe final actividades de formación

• [ACT-IMP-MIGR-1] Validar el proceso de migración (catas) en PRE
  • [ACT-IMP-MIGR-1.1] Extraer y transformar los datos para las catas
  • [ACT-IMP-MIGR-1.2] Validar los ficheros o soportes de datos obtenidos
  • [ACT-IMP-MIGR-1.3] Cargar los datos activos en PRE
  • [ACT-IMP-MIGR-1.4] Ejecutar el Plan de Pruebas de migración Cualitativas
  • [ACT-IMP-MIGR-1.5] Ejecutar el Plan de Pruebas de migración cuantitativas
• [ACT-IMP-MIGR-3] Simulación migración en PRO
  • [ACT-IMP-MIGR-3.3] Configuración entorno de PRO prueba simulación de migración
  • [ACT-IMP-MIGR-3.4] Simulación de migración en PRO y medición de tiempos
• [ACT-IMP-MIGR-2] Migrar datos pasivos en PRO
  • [ACT-IMP-MIGR-2.1] Extraer y transformar los datos históricos
  • [ACT-IMP-MIGR-2.2] Validar los ficheros o soportes de datos obtenidos
  • [ACT-IMP-MIGR-2.3] Cargar los datos históricos en PRO
  • [ACT-IMP-MIGR-2.4] Ejecutar el Plan de Pruebas de migración cuantitativas
  • [ACT-IMP-MIGR-2.5] Generar ficheros pasivo para sistemas terceros integrados
  • [ACT-IMP-MIGR-2.6] Actualizar información en sistemas terceros integrados

• [ACT-IMP-INTE-1] PRE
  • [ACT-IMP-INTE-1.1] Ejecutar Plan de Pruebas de conectividad de integraciones (ESB)
  • [ACT-IMP-INTE-1.2] Ejecutar Plan de Pruebas de conectividad de integraciones (no ESB)
  • [ACT-IMP-INTE-1.3] Ejecutar Plan de Pruebas funcionales de las integraciones (ESB)
  • [ACT-IMP-INTE-1.4] Ejecutar Plan de Pruebas funcionales de las integraciones (no ESB)
• [ACT-IMP-INTE-2] PRO
  • [ACT-IMP-INTE-2.1] Desplegar en PRO integraciones de terceros
  • [ACT-IMP-INTE-2.2] Ejecutar Plan de Pruebas de conectividad de integraciones (ESB)
  • [ACT-IMP-INTE-2.3] Ejecutar Plan de Pruebas de conectividad de integraciones (no ESB)
  • [ACT-IMP-INTE-2.4] Ejecutar Plan de Pruebas funcionales de las integraciones (ESB)
  • [ACT-IMP-INTE-2.5] Ejecutar Plan de Pruebas funcionales de las integraciones (no ESB)

• [ACT-IMP-SIST-5] Crear snapshot de los sistemas en producción previos (creación bbdd y carga de datos)
• [ACT-IMP-SIST-1] Publicar accesos al Sistema en producción
• [ACT-IMP-SIST-2] Nivelar sistema a la versión acordada para la implantación
• [ACT-IMP-SIST-6] Informar cambios incluidos en la versión
• [ACT-IMP-SIST-3] Desplegar sistemas terceros relacionados
• [ACT-IMP-SIST-4] Desplegar modificaciones necesarias sobre sistema origen

• [ACT-IMP-AYED-1] Validar los procesos de explotación de datos afectados
• [ACT-IMP-AYED-2] Publicar los nuevos procesos de explotación de datos

• [ACT-IMP-GEST-1] Dar Seguimiento y Control a los Trabajos del Proyecto
• [ACT-IMP-GEST-2] Controlar los riesgos
• [ACT-IMP-GEST-3] Definir el Plan de arranque
• [ACT-IMP-GEST-4] Definir el Plan de comunicación
• [ACT-IMP-GEST-8] Ejecutar Plan de comunicación fase implantación
• [ACT-IMP-GEST-5] Definir e implementar el Plan de Transición
• [ACT-IMP-GEST-6] Precertificación de Entornos
• [ACT-IMP-GEST-7] Certificar los entornos
• [ACT-IMP-GEST-10] Enviar de Peticiones Cambios / Mejoras al Comité de Cambios
• [ACT-IMP-GEST-9] HITO. Entrega producto versión definitiva

Fase 5: Arranque

Fase de arranque, que supone la transición del sistema de información anterior al nuevo sistema de información a implantar.

Dado el grado de criticidad que poseen las actividades a ser ejecutadas en esta fase y el número de estas, su planificación y modelado se gestionará en una Planificación de Actividades específica.

Dentro de esta planificación destacamos los siguientes aspectos

Cronograma de actividades al minuto

La planificación definida para esta fase definirá la duración de sus actividades con precisión de minutos. Reflejará igualmente el responsable de la ejecución de cada actividad de forma nominal y el momento en el que debe incorporarse al proceso de arranque para la ejecución de la misma (procesos nocturnos y en fin de semana).

Posibilitaremos así la ejecución de un seguimiento exhaustivo de la evolución de todo el proceso de Arranque.

Plan de Comunicación continua del estado del arranque

La definición de una planificación específica con las características anteriormente detalladas permitirán la implementación de un Plan de Comunicación Continua en el que se irá informando en tiempo real a través de los avisos proactivos, permitiendo el envío de información sobre el cumplimiento de hitos a los diferentes roles involucrados (gerencia, dirección, STIC, coordinación del servicio, responsable de proyecto en el centro, etc.).

Plan de Transición

Como Plan de Transición durante el arranque, los usuarios registrarán la actividad en un soporte alternativo, generalmente papel, en base a unas plantillas acordadas con el centro.

Es importante que los usuarios correspondientes registren en estas plantillas los datos acordados para facilitar posteriormente su mecanización en el nuevo sistema en tiempo, garantizando así el cumplimiento de las estimaciones de momento de arranque. Una insuficiente cumplimentación puede suponer un retraso en este hito.

Validación del proceso de arranque con responsables del centro

Determinados perfiles deben ser identificados en la planificación del arranque como responsables de la validación del proceso de arranque.

Estas figuras, serán las responsables de validar de forma conjunta con el equipo de implantación la correcta ejecución del Plan de Pruebas de Aceptación, que incluye, entre otras actividades, la validación de censos, verificación del correcto funcionamiento de las integraciones en producción, etc.

Certificarán así la finalización del proceso de arranque, dándose comienzo a la fase de Consolidación en la que el centro comenzará su andadura en el nuevo sistema en entorno real, quedando el sistema original en el estado que en cada caso se acuerde (no disponible, solo disponible en modo lectura para consulta de información, etc.).

Por último destacar que la fase de arranque se subdivide a su vez en 4 subfases  y que ayudan a fasear temporalmente las actividades a realizar dentro del ámbito del arranque. Son las siguientes:

• [ACT-ARR-PREV] Subfase 5.1 Actividades Previas al Arranque.
• [ACT-ARR-TRAN] Subfase 5.2 Actividades de Transición.
• [ACT-ARR-ARR] Subfase 5.3 Actividades de Arranque.
• [ACT-ARR-POST] Subfase 5.4 Actividades Post-arranque.

Subfase 5.1 Actividades Previas al Arranque

Incluye todas aquellas actividades que se realizan en el último momento antes de la parada de los sistemas originales y por tanto antes de que usuarios finales se queden sin servicio. Estas actividades por tanto se realizan con los entornos origen aun en funcionamiento y justo antes de la parada de estos.

Actividades típicas de esta subfase son las relativas a la ejecución de verificaciones previas al arranque sobre el entorno origen, realización de copias de seguridad, actividades de comunicación a todos los usuarios involucrados o impactados, etc. Para mayor información sobre cada una de las actividades pulse aquí:

• [ACT-ARR-PREV-1.1] Ejecutar verificaciones previas al arranque en entorno origen

• [ACT-ARR-PREV-2.1] Realizar copias de seguridad de los sistemas destino
• [ACT-ARR-PREV-2.2] Verificar que los sistemas están listos para el arranque
• [ACT-ARR-PREV-2.3] Deshabilitar acceso a entornos formativos

• [ACT-ARR-PREV-3.1] Ejecutar Plan de comunicación subfase 5.1
• [ACT-ARR-PREV-3.2] Desplegar elementos del plan de Transición

Subfase 5.2 Actividades de Transición

Incluye todas las actividades que se deben de llevar a cabo durante el periodo en el que los usuarios finales ya no disponen de sus sistemas de información iniciales y aun tampoco disponen de los nuevos que los sustituirán. Es por tanto un periodo de tiempo que debe ser controlado de forma exhaustiva para minimizar su extensión en el tiempo dado el impacto que tiene en los usuarios.

De esta definición se destaca que la misma comienza con las actividades de apagado de los sistemas de información de los usuarios a sustituir o evolucionar, y finaliza con el arranque de los nuevos sistemas o la actualización de los existentes.

En esta subfase actividades típicas que suelen desarrollarse son las relacionadas con las migraciones de datos, la implementación de nuevos circuitos de integración ,etc. Para mayor información sobre cada una de las actividades pulse aquí:

• [ACT-ARR-TRAN-1.1] Ejecutar procesos de obtención de datos del sistema origen datos para el Plan de Transición

• [ACT-ARR-TRAN-2.1] Preparar los sistemas origen para la extracción de datos
• [ACT-ARR-TRAN-2.2] Preparar los sistemas destino para la carga de datos
• [ACT-ARR-TRAN-2.3] Extraer y transformar los datos activos
• [ACT-ARR-TRAN-2.4] Validar los ficheros o soportes de datos obtenidos
• [ACT-ARR-TRAN-2.5] Cargar los datos activos en PRO
• [ACT-ARR-TRAN-2.6] Ejecutar el Plan de Pruebas de migración cuantitativas
• [ACT-ARR-TRAN-2.7] Generar ficheros activo para sistemas terceros integrados
• [ACT-ARR-TRAN-2.8] Actualizar información en sistemas terceros integrados

•  [ACT-ARR-TRAN-3.1] Detener mensajería de integraciones obsoletas tras el arranque
•  [ACT-ARR-TRAN-3.2] Encolar mensajería de integraciones afectadas durante la fase de transición

• [ACT-ARR-TRAN-4.1] Activar modo transición en los sistemas origen
• [ACT-ARR-TRAN-4.2] Activar modo transición en los sistemas afectados y en las comunicaciones
• [ACT-ARR-TRAN-4.4] Desplegar modificaciones necesarias sobre sistema origen
• [ACT-ARR-TRAN-4.3] Realizar copias de seguridad de los sistemas origen

• [ACT-ARR-TRAN-5.1] Ejecutar Plan de comunicación subfase 5.2 Transición

Subfase 5.3 Actividades de Arranque

En este punto de la implantación, ya se diponen de los nuevos sistemas de información levantados y se puede llevar a cabo sobre ellos una serie de actividades previas a la puesta a disposición de los usuarios finales. Durante esta fase, y antes de la puesta a disposición de los sistemas a los usuarios finales, se llevan a cabo actividades de verificación encaminadas a garantizar que el resultado de la subfase de transición ha sido correcto y que se está en disposición de abrir los sistemas sin incidencias.

Actividades típicas de esta subfase son las relacionadas con pruebas de integración, configuración de sistemas corporativos o terceros para trabajar con el nuevo sistema o el sistema actualizado, etc. Las últimas actividades de esta subfase corresponden con la puesta a disposición de los sistemas a los usuarios finales para el comienzo de su utilización abierta. Para mayor información sobre cada una de las actividades pulse aquí.

• [ACT-ARR-ARR-1.2] Ejecutar Plan de pruebas de aceptación del sistema
• [ACT-ARR-ARR-1.3] Ejecutar Plan de pruebas de apagado sobre sistemas origen
• [ACT-ARR-ARR-1.5] Actualizar en el sistema la información recogida en los elementos del Plan de Transición

• [ACT-ARR-ARR-2.1] Arrancar procesos de integración de sistemas terceros que arranquen en esta fase
• [ACT-ARR-ARR-2.2] Desencolar mensajería de integraciones de sistemas terceros que arranquen en esta fase
• [ACT-ARR-ARR-2.6] Configurar módulos corporativos para su integración con el sistema
• [ACT-ARR-ARR-2.7] Configurar sistemas terceros para su integración con el sistema
• [ACT-ARR-ARR-2.3] Ejecutar Plan de Pruebas funcionales de las integraciones (ESB)
• [ACT-ARR-ARR-2.4] Ejecutar Plan de Pruebas funcionales de las integraciones (no ESB)

• [ACT-ARR-ARR-3.1] Monitorizar la capacidad y disponibilidad del sistema
• [ACT-ARR-ARR-3.2] Activar modo definitivo en los sistemas origen
• [ACT-ARR-ARR-3.3] Activar modo Abierto en los sistemas afectados y en las comunicaciones

• [ACT-ARR-ARR-4.1] Ejecutar Plan de comunicación subfase 5.3 Arranque
• [ACT-ARR-ARR-4.4] Recoger elementos desplegados del plan de Transición
• [ACT-ARR-ARR-4.5] Comunicar finalización proceso de arranque

Subfase 5.4 Actividades Post-arranque

Por último, en esta subfase se llevan a cabo todas aquellas actividades que o bien es necesario llevarlas a cabo obligatoriamente una vez el sistema este levantado y en producción o bien aquellas actividades que si bien se podrían haber hecho durante la subfase de transición, se decide trasladarlas a esta fase posterior con el sistema levantado para minimizar los tiempos de indisponibilidad del sistema que supone la actividad en dicha fase de transición.

En esta fase se suelen hacer cargas de datos en caliente (con el sistema ya levantado) porque sean inocuas, parametrizaciones de elementos no críticos en el momento de arranque como cuadros de mando, sistemas de explotación de datos, etc.

También suele ser habitual desplegar circuitos de integración en esta subfase con proveedores cuya disponibilidad era limitada durante el tiempo marcado para la subfase de transición, que normalmente suele ser en horario nocturno o festivo. Nos apoyamos para ello en la potencia de encolado de mensajería que ofrece la OTI. Para mayor información sobre cada una de las actividades pulse aquí:

• [ACT-ARR-POST-1.1] Configurar el sistema con posterioridad al arranque

• [ACT-ARR-POST-6.17] Preparar los sistemas origen para la extracción de datos
• [ACT-ARR-POST-6.18] Preparar los sistemas destino para la carga de datos
• [ACT-ARR-POST-6.19] Extraer y transformar los datos activos de los sistemas origen
• [ACT-ARR-POST-6.20] Validar los ficheros o soportes de datos obtenidos
• [ACT-ARR-POST-6.21] Cargar los datos activos en PRO
• [ACT-ARR-POST-6.22] Ejecutar el Plan de Pruebas de migración cuantitativas
• [ACT-ARR-POST-6.23] Generar ficheros activo para sistemas terceros integrados
• [ACT-ARR-POST-6.24] Actualizar información en sistemas terceros integrados

• [ACT-ARR-POST-5.14] Arrancar procesos de integración de sistemas terceros dependientes que arranquen en esta fase
• [ACT-ARR-POST-5.15] Desencolar mensajería de integraciones de sistemas terceros dependientes que arranquen en esta fase
• [ACT-ARR-POST-5.16] Configurar módulos corporativos para su integración con el sistema
• [ACT-ARR-POST-5.17] Configurar sistemas terceros para su integración con el sistema
• [ACT-ARR-POST-5.18] Ejecutar Plan de Pruebas funcionales de las integraciones (ESB)
• [ACT-ARR-POST-5.19] Ejecutar Plan de Pruebas funcionales de las integraciones (no ESB)

• [ACT-ARR-POST-3.1] Ejecutar Plan de comunicación subfase 5.4 Post-Arranque
• [ACT-ARR-POST-3.2] Comunicar finalización proceso de post-arranque

Fase 6: Consolidación

Durante esta fase posterior al arranque el objetivo fundamental es conseguir, en el menor tiempo posible, que el centro trabaje de la forma más fluida posible con los nuevos sistemas.

Para ello es clave el papel de los tutores del equipo de implantación (tutor n0) y de los usuarios expertos del centro que participarán en el tutelado insitu (referentes n0). Esta figura perteneciente al centro asentará durante estas fases el conocimiento adquirido durante todo el proceso de Transferencia del Conocimiento iniciado en la fase de Reingeniería de Procesos.

Los equipos de soporte n0 serán equipos mixtos compuestos por:

- Un tutor n0 del equipo de implantación y
- El usuario referente n0 vinculado al punto de soporte correspondiente.

Ante una consulta de un profesional o una incidencia a resolver, esta será resuelta por el tutor del equipo de implantación, quien estará en contacto en todo momento por el usuario referente del hospital correspondiente (presencialmente, telefónicamente o según el modelo recogido en la relación con el proveedor). Conseguimos así que este usuario referente del hospital conozca la información relacionada con la resolución de la duda o de la incidencia y vaya centralizando  actuación tras actuación todo el conocimiento necesario para tutelar al resto de compañeros a la salida del equipo de implantación del centro.

El soporte durante esta fase debe ser 24x7, siendo recomendada la presencia in-situ en el puesto del usuario para reforzar en todo lo posible el aprendizaje de las funcionalidades que le afecten.

Existirán durante esta fase determinadas ubicaciones clave en el hospital, acordadas en el Plan de Arranque, donde se prestará especial atención a las actividades de soporte.  Será en estos puntos, donde los equipos mixtos de soporte n0 deben prestar un servicio más relevante.

En este periodo igualmente, se debe disponer de soporte n3 prioritario de los proveedores de los diferentes sistemas afectados, de manera que la resolución del volumen inicial de incidencias que suelen registrarse en los momentos iniciales sea estabilizado lo más rápidamente posible.

Las actividades que se llevan a cabo durante esta fase son las siguientes. Para mayor información sobre cada una de las actividades pulse aquí:

• [ACT-CON-SIST-1] Monitorizar la capacidad y disponibilidad del sistema

• [ACT-CON-GEST-1] Dar seguimiento y Control a los trabajos del Proyecto
• [ACT-CON-GEST-2] Informes cuantitativos de actividad
• [ACT-CON-GEST-3] Informes Cualitativos de actividad
• [ACT-CON-GEST-4] Soporte a usuarios finales
• [ACT-CON-GEST-5] Corrección de incidencias instiu

Fase 7: Extensión

Durante la fase de Extensión continuarán todas las actividades relacionadas con la Consolidación de la implantación en el centro, por lo que seguirá el soporte priorizado ahora si en horario normal, se seguirán analizando los diferentes indicadores, monitorizando censo, integraciones, etc.

Además de estas actividades, se continuará con los trabajos de ampliación de la implantación acordados en la fase de Implantación que serían postergados hasta este momento, de modo que en este periodo se alcance la implantación total del sistema en el centro

Entrarán también dentro de las actividades a realizar dentro de esta fase, la puesta en producción de los procesos de integraciones que no hubiesen sido implementados en tiempo de cara al arranque del nuevo sistema, y que se hubieran planificado para su puesta en producción en esta fase.

Al estar ya próxima la finalización de la vinculación del equipo de implantación con el centro, durante esta fase culminaremos el Proceso de transferencia del conocimiento a los usuarios expertos y a los referentes de procesos del centro con sesiones específicas de resolución de dudas y respuesta ante incidencias tipo, gestión de escalado de incidencias a soporte N3 a través de CSU, etc.

Como última actividad, durante esta fase de extensión, el equipo de implantación delegará el liderazgo del soporte y mantenimiento al servicio TIC del centro, tutelándolo en este proceso y garantizando en todo caso la resolución de las incidencias que surjan. Este ejercicio permitirá al servicio TIC experimentar el proceso de soporte y mantenimiento con la presencia aún del equipo de implantación, detectando aquellas necesidades que puedan tener para esta responsabilidad y contando aún con el equipo de implantación para dejarlas cubiertas antes de su salida.

Así, estos perfiles, acumularán ya el conocimiento adquirido durante todas las sesiones de formación, la participación activa en las actividades de implantación, su participación en el proceso de consolidación con su inmersión en el soporte N0 a los compañeros, y por último, estas sesiones finales de afianzamiento de los conocimientos.

Las actividades que se llevan a cabo durante esta fase son las siguientes. Para mayor detalle sobre las actividades pulse aquí:

•  [ACT-EXT-FUNC-1] Tareas acordadas para esta fase relativas al área funcional

• [ACT-EXT-FORM-1] Tareas acordadas para esta fase relativas al área de formación

• [ACT-EXT-MIGR-1] Tareas acordadas para esta fase relativas al área de migraciones

•  [ACT-EXT-INTE-1] Tareas acordadas para esta fase relativas al área de integraciones

•  [ACT-EXT-SIST-1] Tareas acordadas para esta fase relativas al área de sistemas

•  [ACT-EXT-AYED-1] Tareas acordadas para esta fase relativas al área de explotación de datos

• [ACT-EXT-GEST-1] Dar seguimiento y Control a los trabajos del Proyecto

Fase 8: Paso a N3

Durante esta fase se protocolarizará el paso del servicio de implantación al soporte n3. Para este proceso se hace entrega de toda aquella documentación, informes de estado, y demás información previamente acordada con los n3.

Soporte n3, recepcionará dicha información, que deberá analizar y verificar.

Por último se lleva a cabo un comité específico de paso a n3 donde el soporte n3 puede solicitar aclaración sobre la documentación facilitada y la subsanación de posibles deficiencias, dando como resultado final la aprobación formal del paso a n3 del centro implantado.

Las actividades que se llevan a cabo durante esta fase son las siguientes. Para mayor información sobre cada una de las actividades pulse aquí:

• [ACT-PN3-GEST-1] Generación de documentación de estado de situación
• [ACT-PN3-GEST-3] Informe de Lecciones Aprendidas
• [ACT-PN3-GEST-2] Sesión de transferencia a N3 y CS

Catálogo de entregables y entradas externas

El Modelo Corporativo Marco de Implantaciones (MCMI) define un conjunto cerrados de documentos que serán generados, completados y comunicados en las diferentes actividades que conforman el modelo. Este conjunto de documentos es denominado Catálogo de entregables.

De igual forma define una serie de entradas externas que corresponden a entregables ajenos al proceso de implantación que serán entradas para las actividades que lo conforman y que por tanto deben existir previamente.

Entregables

A continuación, se detallan los entregables de este catálogo que corresponden a cada una de las áreas de conocimiento. Con cada entregable se incluye la plantilla corporativa que puede tener o no configurada y se indican, por un lado, las actividades involucradas en la generación y actualización del contenido de dicho entregable y por otro, las actividades que necesitan como entrada este entregable para poder ejecutar el alcance de la actividad.

Entradas externas

Los siguientes son los entregables externos que intervienen en el proceso de ejecución de las actividades del MCMI. Los entregables externos deben existir previamente al comienzo de la fase de implantación y la elaboración de los mismos no forma parte del proceso de implantación en sí, sino que suponen un conjunto de elementos a estar disponibles de antemano para poder comenzar con estas actividades. En su mayoría corresponden a artefactos que han de ser generados por los n3 durante las fases de construcción (manuales de usuario, migradores, guías, etc).

A continuación, se listan, divididos por área de conocimiento, los entregables externos junto a las actividades que necesitan como entrada dicho entregable.