Procedimiento alta de Expedientes de compras TIC de ámbito provincial

1.1 Introducción
A continuación se define el procedimiento para cargar en la CMDB los expedientes de compras TIC que
se realizan en el ámbito provincial y no son compras centralizadas desde la STIC, así como los
elementos asociados a dichas compras. Estos procesos de compra y recepción son gestionados
directamente por las propias sedes provinciales.
En portal CGES, accediendo desde el menú Formularios y Documentación, existe un apartado Alta de
Expedientes de Compras TIC de ámbito provincial, donde se podrán descargar los siguientes
documentos:
1- Este documento con el procedimiento.
2- Fichero plantilla de carga de Expedientes TIC.
3- Fichero plantilla de carga del equipamiento asociado a los Expedientes TIC.
A continuación se definen los roles y tareas asociados a este procedimiento.
1.2 Rol responsables provinciales de la solicitud del pedido
Persona o personas del SAS designadas a nivel provincial encargados de verificar y validar que la
información de los Expedientes de Compras TIC es correcta y conforme al pedido de compra realizado y
de crear la petición en CGES para su alta en la CMDB.
1.3 Rol técnicos de campo o informático provincial
Serán los encargados de completar los ficheros de cargas con los datos de los elementos asociados al
expediente de compra TIC y velar por que estos datos no contengan errores y estén cumplimentados
todos los campos obligatorios.
1.4 Procedimiento
1.4.1 Alta Expediente
Para el alta de un expediente, se debe abrir petición en CGES con el fichero de carga de expediente
cumplimentado al menos con todos los campos obligatorios y el fichero con los datos de los elementos
TIC generados por el perfil técnico de campo o informático provincial, esta petición debe ser creada por el
perfil responsable provincial de la solicitud del pedido. Los campos obligatorios en el alta de un
Expediente son:
• Nombre (código) del Expediente de compra TIC
• Fecha de entrada en vigor del contrato 
Alta de Expedientes de compras TIC de
ámbito provincial
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• Datos de contacto del proveedor:
o Nombre del proveedor
o Teléfono de contacto
o Dirección de correo electrónico
• Ubicación de entrega del pedido
• Responsable de la solicitud del pedido
• Periodo de garantía de los equipos por su clase o tipo
Los datos necesarios pare el registro de la petición son:
CI de la petición:
CA CMDB
Categoría de la petición:
Petición. Expedientes. Alta
Asignada:
Activos Digitales
1.4.2 Modificación o baja del Expediente
Todos los atributos serán modificables una vez realizada la carga, si se identifica algún cambio necesario
en los datos del Expediente incluyendo la solicitud de baja, se debe abrir petición en CGES. Indicar que la
solicitud de baja tiene las siguientes implicaciones con los elementos asociados, pues cambiara los
estados de estos a Mantenimiento Local, pasando a ser las propias sedes provinciales las responsables
de su mantenimiento y reparación.
Los datos necesarios pare el registro de la petición son:
CI de la petición:
CA CMDB
Categoría de la petición:
Petición. UGADS. CMDB. Modif_Datos
Asignada:
Activos Digitales
1.4.3 Recepción elementos TIC
Sera el perfil técnico de campo el encargado de la recepción y registro en el fichero de carga de los
elementos y su relación con el Expediente de Compra. Es importante que los datos no contengan errores
y los campos obligatorios estén todos cumplimentados. Los atributos obligatorios del fichero de carga de
los elementos son:
• Nombre
• Código Centro
• Tipo 
Alta de Expedientes de compras TIC de
ámbito provincial
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• Marca
• Modelo
• Número de Serie
• Código SAS
• Proveedor
• Proveedor Responsable Garantía
• Fecha inicio de garantía
• Fecha fin de garantía
• Expediente Compra
1.4.4 Carga de datos en la CMDB
Una vez recibida la petición en CGES del alta del expediente de compra TIC y sus elementos
identificados en los ficheros de carga, el área de CGES encargado del registro de los datos en la CMDB,
revisa toda la información para detectar posibles anomalías que impidan la carga de los datos. Entre las
revisiones que se realizan están las siguientes:
• Si no existe la marca y el modelo en la CMDB, se validan los datos y se dan de alta.
• Si no existe el proveedor no existe en la CMDB, se validan los datos y se da de alta.
• Si no existe el Código de Centro en la CMDB, se identifica el error del elemento afectado.
• Se eliminan los espacios al principio y al final de todos los campos de ambos ficheros de carga.
• Se buscan números de serie en los ficheros de carga que puedan estar duplicados. Se identifica
el error del elemento afectado.
• Se comprueba que todos los campos obligatorios están completados con valores. Se identifica el
error del elemento afectado.
• Si el nombre viene vacío se reutiliza el valor número de serie como nombre.
• En los elementos no existentes en la CMDB, el estado por defecto será “Activo” o “Almacén”,
dependiendo de la ubicación de entrega del material.
• Si el número de serie ya existe y está relacionado con otro Expediente de Compra o Contrato de
Mantenimiento, no se realiza la carga. Se identifica el error del elemento afectado.
En los casos que se identifica un error, estos serán notificados al responsable de la petición indicando los
motivos por los que no se ha realizado la carga total o parcial, para que estos sean subsanados y
enviados de nuevo para su carga. Una vez completada la carga sin errores se fijara la petición.