Permitir la gestión de los proyectos de cualquier área de la STIC (sea provincial o centralizada), entendiendo como proyecto el conjunto de actividades que se hacen para, en un tiempo definido, conseguir un objetivo. Dentro de estas actividades se engloban tanto las propias tareas de ejecución del proyecto como todas las de gestión para controlar que se siguen unos objetivos de calidad, de esfuerzo y de tiempo. |
Este proceso tiene como alcance cualquier proyecto gestionado por un área de la STIC y ejecutado tanto por integrantes del propio área como de proveedores externos.
El primer paso es proceder al alta del proyecto, identificando aquellos datos que van a ser necesarios para gestionarlo correctamente. Para dar de alta un proyecto en la herramienta de gestión corporativa, es necesario solicitar mediante petición en MiCS en la aplicación JIRA la creación del mismo indicando el nombre y la clave del mismo. La clave debe tener una serie de restricciones impuestas por la propia herramienta, aunque se recomienda qe sea lo más descriptiva posible para poder identificar fácilmente las tareas del proyecto. Las restricciones referidas son:
El peticionario deberá indicar el área de SSCC o el nodo provincial para el que solicita el proyecto. Este dato es fundamental porque indicará la categoría que tiene el proyecto en la herramienta corporativa. Además, es también importante que indique si el proveedor del proyecto debe tener usuario en la herramienta.
Una vez que el proyecto está dado de alta en la herramienta, es necesario seguir informando todos los datos que aun son necesarios. Esta actividad es llevada a cabo por los Coordinadores (pueden ser más de uno) de cada área, y esos datos en la herramienta son llamados "propiedades" del proyecto
Descripción: breve indicación del objetivo principal del proyecto.
Promotor del proyecto: opcionalmente puede indicarse quién promociona el proyecto. Puede ser o no miembro del equipo provincial o de la propia STIC.
Responsable del proyecto: idem a la propiedad anterior. Es fundamental que esté informado en el caso en que se creen tareas con validación, ya que será el encargado de validar el trabajo
Área TIC: las áreas TIC definidas son:
Cada área centralizada o nodo provincial podrá decidir si quiere o no usar todas las áreas TIC definidas. Además, podrán establecer una diferentes grupo de proyectos para cada una de esas áreas. Por ejemplo, podrían considerarse dentro del área de desarrollo los proyectos .net, los de explotación de datos, etc.
Grupos de proyectos
Centros de gestión: desplegable en el que aparecen los centros de gestión de cada área o nodo provincial. Al igual que las áreas TIC y los grupos de proyectos se configuran para cada categoría, es decir, son definidos por cada área centralizada/nodo provincial.
Prioridad
Estado
Usuarios de terceros que participan en el proyecto: usuarios con licencia en la herramienta que van a tener permiso para interactuar en el proyecto. Es importante tener en cuenta que todos los usuarios que se muestran como terceros visualizan el proyecto, pero sólo aquellos que son seleccionados son los posibles asignados de las tareas
Nombre empresa proveedora
Nombre persona de referencia proveedor
Teléfono proveedor
Correo electrónico proveedor
Prioritario Subdirección: Indicar si el proyecto es o no prioritario para la Subdirección
Tipo de plantilla: indica la posibilidad de la plantilla que se crea para gestionar la documentación y el conocimiento asociado al proyecto, Hay dos posibilidades: simple y compleja
Una vez que se han indicado las propiedades necesarias para comenzar la gestión del proyecto, es necesario crear el espacio en la herramienta de gestión del conocimiento donde muchos de los datos se informarán directamente con lo registrado anteriormente y podrán completar información importante para la gestión del proyecto. Como hemos indicado en las propiedades del proyecto, las plantillas pueden ser simples o complejas.
La estructura creada para cada espacio de un proyecto si se elige la plantilla compleja contiene:
Hoja de ruta: Incluye el horizonte temporal estimado del proyecto y posteriormente se podrá registrar el real, así como una planificación a alto nivel que debe ir actualizándose a lo largo del ciclo de vida del proyecto
Descripción del proyecto: consiste en incluir una breve descripción en la que se indique para qué sirve el proyecto y la justificación que lleva a su creación.
Objetivos y alcance
Estado del proyecto: se definen cuatro posibles estados:
Estimaciones: pueden ir registrándose las estimaciones de recursos, esfuerzo y costes e ir cambiándolas si es necesario a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
Información relevante: en esta sección hay un apartado, Datos básicos, que siempre va a estar actualizado de forma automática con los datos que se hayan registrado en la herramienta de gestión. Cualquier modificación de los mismos debe hacerse desde esa herramienta y no mediante edición de la página.
El resto de la plantilla lo explicaremos a la hora de ver cómo se hace el seguimiento y control del proyecto.
En el caso de que se elija la plantilla simple, la estructura será la siguiente:
Hoja de ruta: Incluye el horizonte temporal estimado del proyecto y posteriormente se podrá registrar el real, así como una planificación a alto nivel que debe ir actualizándose a lo largo del ciclo de vida del proyecto
Descripción del proyecto: consiste en incluir una breve descripción en la que se indique para qué sirve el proyecto y la justificación que lleva a su creación.
Información relevante: en esta sección hay un apartado, Datos básicos, que siempre va a estar actualizado de forma automática con los datos que se hayan registrado en la herramienta de gestión. Cualquier modificación de los mismos debe hacerse desde esa herramienta y no mediante edición de la página.
El resto de la plantilla lo explicaremos a la hora de ver cómo se hace el seguimiento y control del proyecto.
Cada espacio correspondiente a un proyecto tiene un enlace con un espacio "padre" que se configurará dependiendo del área centralizada o nodo provincial que gestione el proyecto.
Sea cual sea el estado del proyecto, se podrán crear tareas del mismo que serán asignadas o bien a uno de los miembros del área centralizada/nodo provincial que gestiona el proyecto o bien a uno de los usuarios terceros que se hayan incluido como usuarios del proyecto. Si el proveedor o proveedores del proyecto no tienen usuario, la ejecución y gestión de sus tareas deberá asumirlas un integrante del área centralizad/nodo provincial.
Cualquier tarea (excepto las tareas de soporte provincial) puede ser dividida en subtareas con el mismo ciclo de vida que las tareas de las que se originan. Tanto en tareas como en subtareas pueden ir registrándose trabajo, de manera que si para cada una de ella se tiene una estimación de trabajo, puede controlarse la evolución de lo estimado frente a lo incurrido.
Existe la posibilidad de que se gestionen tareas que el proveedor ejecuta normalmente en una entidad de otro tipo de proyecto (de aplicación, de plataforma). Por ejemplo, un proyecto del área de Sistemas en el que una tarea es la construcción de una plataforma. En estos casos, la tarea podrá enlazarse con la entidad en la que el proveedor hace el trabajo mediante un tipo de enlace especial,
Los proyectos de un área centralizada o nodo provincial se gestionan en base a tareas que, como hemos comentado anteriormente, pueden ser creadas y ejecutadas por integrantes del equipo del área/nodo o bien por el o los proveedores que se hayan definido para el proyecto concreto. Hay cuatro tipo de tareas:
Tarea general: En este tipo de tareas puede especificarse:
Una vez creada y asignada a su responsable, éste la ejecutará y resolverá. Existe la posibilidad de que en cualquier momento la tarea quede bloqueada, reanudándose una vez se haya resuelto el motivo que la bloqueó.
Mientras la tarea esté resolviéndose, su responsable podrá registrar trabajo en ella. El responsable del proyecto determinará "las unidades" del trabajo que se realiza, horas, HBS, etc.
En cualquier estado será posible descomponer una tarea en subtareas a las que se podrá poner fechas orientativas y hacer una estimación del esfuerzo. Al igual que en las tareas, podrá registrarse trabajo mientras estén resolviéndose.
Una tarea no podrá darse por resuelta mientras no lo están todas sus subtareas.
Una vez creada y asignada a su responsable, éste la ejecutará y resolverá. Existe la posibilidad de que en cualquier momento la tarea quede bloqueada, reanudándose una vez se haya resuelto el motivo que la bloqueó.
Mientras la tarea esté resolviéndose, su responsable podrá registrar trabajo en ella. El responsable del proyecto determinará "las unidades" del trabajo que se realiza, horas, HBS, etc.
En cualquier estado será posible descomponer una tarea en subtareas a las que se podrá poner fechas orientativas y hacer una estimación del esfuerzo. Al igual que en las tareas, podrá registrarse trabajo mientras estén resolviéndose.
Una tarea no podrá darse por resuelta mientras no lo están todas sus subtareas.
En cualquier estado será posible descomponer una tarea en subtareas a las que se podrá poner fechas orientativas y hacer una estimación del esfuerzo. Al igual que en las tareas, podrá registrarse trabajo mientras estén resolviéndose.
Una tarea no podrá darse por resuelta mientras no lo están todas sus subtareas.
Estas tareas tienen las siguientes condiciones:
En este tipo de tareas debe especificarse
Una vez creada la tarea, se asigna automáticamente al Proveedor de Soporte Provincial del nodo correspondiente en estado PDTE. CALENDARIZAR.
El proveedor marca unas fechas de incio y fin estimadas teniendo en cuenta las que se le han sugerido y dependiendo sobre todo de la planificación de sus recursos.
Cuando el Proveedor comienza a resolver la petición y puede asignar un técnico que será visible (selección a través de un desplegable con los miembros del proyecto que el Proveedor hayan configurado), la tarea pasa al estado EN RESOLUCIÓN. En este estado, el Proveedor podrá incurrir esfuerzo, indicando el restante. Si durante este estado, hay algún motivo que bloquee la tarea pasará a estado PARALIZADA.
Si una tarea que se está ejecutando tiene que ser cancelada por parte del Responsable del proyecto, entra en un circuito en el que se intenta que el Proveedor liquide el esfuerzo que llevara hasta ese momento y el grado de avance técnico (estado PDTE. CANCELACIÓN). Esta liquidación que hace el Proveedor debe ser validada por el Responsable del proyecto. Dicha acción se realiza cuando la tarea está en estado PDTE. REVISIÓN CANCELACIÓN
Una vez que el Proveedor ha terminado su trabajo, la tarea pasa al estado PDTE. REVISIÓN TÉCNICA donde el peticionario de la misma debe aceptar o no la solución
Si el peticionario no acepta la solución, la tarea pasará al estado NO ACEPTADA con objeto de que el Proveedor vuelva a trabajar en ella y, una vez que la haya acabado pase a PDTE. REVISIÓN TÉCNICA de nuevo
Si el peticionario acepta la solución, la tarea pasará a estado CERRADA
Para acceder al manual JIRA que detalla los estados, acciones y roles que pueden actuar en cada punto del flujo de estos tipos de tareas, pulsa aquí.
El seguimiento y control del proyecto se realiza en base al control de las tareas del mismo. A su vez, el espacio del proyecto sirve como punto de control tanto de la documentación como del seguimiento que puede hacerse a través del mismo, independientemente del tipo de plantilla que se use:
De esta forma, teniendo enlazados el espacio y el proyecto se puede hacer un control y seguimiento del proyecto. Hay que tener en cuenta que todo lo relacionado con un proyecto sólo lo verán los proveedores que hayan sido incluidos en el mismo.