Objeto

Permitir la gestión de los proyectos de cualquier área de la STIC (sea provincial o centralizada), entendiendo como proyecto el conjunto de actividades que se hacen para, en un tiempo definido, conseguir un objetivo. Dentro de estas actividades se  engloban tanto las propias tareas de ejecución del proyecto como todas las de gestión para controlar que se siguen unos objetivos de calidad, de esfuerzo y de tiempo.

Alcance

Este proceso tiene como alcance cualquier proyecto gestionado por un área de la STIC y ejecutado tanto por integrantes del propio área como de proveedores externos.

Actividades del proceso

Alta del proyecto

El primer paso es proceder al alta del proyecto, identificando aquellos datos que van a ser necesarios para gestionarlo correctamente. Para dar de alta un proyecto en la herramienta de gestión corporativa, debe solicitarse creando una solicitud aquí indicando el nombre y la clave del mismo. La clave debe tener una serie de restricciones impuestas por la propia herramienta, aunque se recomienda que sea lo más descriptiva posible para poder identificar fácilmente las tareas del proyecto. Las restricciones referidas son:

El peticionario deberá indicar el área de SSCC o el nodo provincial para el que solicita el proyecto. Este dato es fundamental porque indicará la categoría que tiene el proyecto en la herramienta corporativa. Además, es también importante que indique si el proveedor del proyecto debe tener usuario en la herramienta.

Completar propiedades del proyecto

Una vez que el proyecto está dado de alta en la herramienta, es necesario seguir informando todos los datos que aun son necesarios. Esta actividad es llevada a cabo por los Coordinadores (pueden ser más de uno) de cada área, y esos datos en la herramienta son llamados "propiedades" del proyecto

Descripción: breve indicación del objetivo principal del proyecto.

Promotor del proyecto: opcionalmente puede indicarse quién promociona el proyecto. Puede ser o no miembro del equipo provincial o de la propia STIC.

Responsable del proyecto: idem a la propiedad anterior. Es fundamental que esté informado en el caso en que se creen tareas con validación, ya que será el encargado de validar el trabajo

Área TIC: las áreas TIC definidas son:

Cada área centralizada o nodo provincial podrá decidir si quiere o no usar todas las áreas TIC definidas. Además, podrán establecer una diferentes grupo de proyectos para cada una de esas áreas. Por ejemplo, podrían considerarse dentro del área de desarrollo los proyectos .net, los de explotación de datos, etc.

Grupos de proyectos

Centros de gestión: desplegable en el que aparecen los centros de gestión de cada área o nodo provincial. Al igual que las áreas TIC y los grupos de proyectos se configuran para cada categoría, es decir, son definidos por cada área centralizada/nodo provincial.

Prioridad

Estado

Usuarios de terceros que participan en el proyecto: usuarios con licencia en la herramienta  que van a tener permiso para interactuar en el proyecto. Es importante tener en cuenta que:

Nombre empresa proveedora

Nombre persona de referencia proveedor

Teléfono proveedor

Correo electrónico proveedor

Prioritario Subdirección: Indicar si el proyecto es o no prioritario para la Subdirección

Tipo de plantilla: indica la posibilidad de la plantilla que se crea para gestionar la documentación y el conocimiento asociado al proyecto, Hay dos posibilidades: simple y compleja

Creación de espacio para el proyecto 

Una vez que se han indicado las propiedades necesarias para comenzar la gestión del proyecto, es necesario crear el espacio en la herramienta de gestión del conocimiento donde muchos de los datos se informarán directamente con lo registrado anteriormente y podrán completar información importante para la gestión del proyecto. Como hemos indicado en las propiedades del proyecto, las plantillas pueden ser simples o complejas.

La estructura creada para cada espacio de un proyecto si se elige la plantilla compleja contiene:

Hoja de ruta: Incluye el horizonte temporal estimado del proyecto y posteriormente se podrá registrar el real, así como una planificación a alto nivel que debe ir actualizándose a lo largo del ciclo de vida del proyecto

Descripción del proyecto: consiste en incluir una breve descripción en la que se indique para qué sirve el proyecto y la justificación que lleva a su creación.

Objetivos y alcance

Estado del proyecto: se definen cuatro posibles estados:

Estimaciones: pueden ir registrándose las estimaciones de recursos, esfuerzo y costes e ir cambiándolas si es necesario a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

Información relevante: en esta sección hay un apartado, Datos básicos, que siempre va a estar actualizado de forma automática con los datos que se hayan registrado en la herramienta de gestión. Cualquier modificación de los mismos debe hacerse desde esa herramienta y no mediante edición de la página.

El resto de la plantilla lo explicaremos a la hora de ver cómo se hace el seguimiento y control del proyecto.


En el caso de que se elija la plantilla simple, la estructura será la siguiente:

Hoja de ruta: Incluye el horizonte temporal estimado del proyecto y posteriormente se podrá registrar el real, así como una planificación a alto nivel que debe ir actualizándose a lo largo del ciclo de vida del proyecto

Descripción del proyecto: consiste en incluir una breve descripción en la que se indique para qué sirve el proyecto y la justificación que lleva a su creación.

Información relevante: en esta sección hay un apartado, Datos básicos, que siempre va a estar actualizado de forma automática con los datos que se hayan registrado en la herramienta de gestión. Cualquier modificación de los mismos debe hacerse desde esa herramienta y no mediante edición de la página.

El resto de la plantilla lo explicaremos a la hora de ver cómo se hace el seguimiento y control del proyecto.

Cada espacio correspondiente a un proyecto tiene un enlace con un espacio "padre" que se configurará dependiendo del área centralizada o nodo provincial que gestione el proyecto.

Ejecución del proyecto

Sea cual sea el estado del proyecto, se podrán crear tareas del mismo que serán asignadas o bien a uno de los miembros del área centralizada/nodo provincial que gestiona el proyecto o bien a uno de los usuarios terceros  que se hayan incluido como usuarios del proyecto. Si el proveedor o proveedores del proyecto no tienen usuario, la ejecución y gestión de sus tareas deberá asumirlas un integrante del área centralizad/nodo provincial.

Cualquier tarea (excepto las tareas de soporte provincial) puede ser dividida en subtareas con el mismo ciclo de vida que las tareas de las que se originan. Tanto en tareas como en subtareas pueden ir registrándose trabajo, de manera que si para cada una de ella se tiene una estimación de trabajo, puede controlarse la evolución de lo estimado frente a lo incurrido.

Existe la posibilidad de que se gestionen tareas que el proveedor ejecuta normalmente en una entidad de otro tipo de proyecto (de aplicación, de plataforma). Por ejemplo,  un proyecto del área de Sistemas en el que una tarea es la construcción de una plataforma. En estos casos, la tarea podrá enlazarse con la entidad en la que el proveedor hace el trabajo mediante un tipo de enlace especial, 


Tipos de tareas del proyecto

Los proyectos de un área centralizada o nodo provincial se gestionan en base a tareas que, como hemos comentado anteriormente, pueden ser creadas y ejecutadas por integrantes del equipo del área/nodo o bien por el o los proveedores que se hayan definido para el proyecto concreto. Hay cuatro tipo de tareas:

En este tipo de tareas puede especificarse:

Una vez creada y asignada a su responsable, éste la ejecutará y resolverá, pudiendo solicitar información al creador de la tarea. Existe la posibilidad de que en cualquier momento la tarea quede bloqueada, reanudándose una vez se haya resuelto el motivo que la bloqueó.

Mientras la tarea esté resolviéndose, su responsable podrá registrar trabajo en ella. El responsable del proyecto determinará "las unidades" del trabajo que se realiza, horas, HBS, etc.


En cualquier estado será posible descomponer una tarea en subtareas a las que se podrá poner fechas orientativas y hacer una estimación del esfuerzo. Al igual que en las tareas, podrá registrarse trabajo mientras estén resolviéndose. 

Una tarea no podrá darse por resuelta mientras no lo están todas sus subtareas.


Los campos en la creación son exactamente iguales que en la tarea general. En cuanto al flujo, la única diferencia es que una vez que se resuelve la tarea, el Responsable del proyecto será el encargado de validar si la resolución de la misma es o no correcta. En el caso de que lo sea, la tarea se cerrará. Si por el contrario la resolución no es correcta, volverá a estar en resolución para que su asignado la corrija. Una vez resuelta de nuevo, volverá a ser validada por el Responsable del proyecto.



son tareas específicas del modelo corporativo del marco de implantaciones (marco normativo para la ejecución de cualquier proceso de implantación en el ámbito del SAS, independientemente del producto implantado). Si quieres conocer el MCMI, pincha aquí.
En este tipo de tareas debe especificarse 

Una vez creada y asignada a su responsable, éste la ejecutará y resolverá, pudiendo solicitar información al creador de la tarea. Existe la posibilidad de que en cualquier momento la tarea quede bloqueada, reanudándose una vez se haya resuelto el motivo que la bloqueó.

Mientras la tarea esté resolviéndose, su responsable podrá registrar trabajo en ella. El responsable del proyecto determinará "las unidades" del trabajo que se realiza, horas, HBS, etc.




En cualquier estado será posible descomponer una tarea en subtareas a las que se podrá poner fechas orientativas y hacer una estimación del esfuerzo. Al igual que en las tareas, podrá registrarse trabajo mientras estén resolviéndose. 

Una tarea no podrá darse por resuelta mientras no lo están todas sus subtareas.




son tareas destinadas a desglosar requisitos de proyectos de desarrollo cuando la gestión de los mismo se hace con metodología ágil. La información que debe especificarse en este tipo de tareas es:


Una vez creada y asignada a su responsable, pasará a estar en desarrollo y en testing para pasar a ser validada por quien haya pedido esa funcionalidad.
Mientras la tarea esté resolviéndose, su responsable podrá registrar trabajo en ella. El responsable del proyecto determinará "las unidades" del trabajo que se realiza, horas, HBS, etc.



En cualquier estado será posible descomponer una tarea en subtareas a las que se podrá poner fechas orientativas y hacer una estimación del esfuerzo. Al igual que en las tareas, podrá registrarse trabajo mientras estén resolviéndose. 

Una tarea no podrá darse por resuelta mientras no lo están todas sus subtareas.



Estas tareas tienen las siguientes condiciones:


En este tipo de tareas debe especificarse 


Una vez creada la tarea, se asigna automáticamente al Proveedor de Soporte Provincial del nodo correspondiente en estado PDTE. CALENDARIZAR.

El proveedor marca unas fechas de incio y fin estimadas teniendo en cuenta las que se le han sugerido y dependiendo sobre todo de la planificación de sus recursos.

Cuando el Proveedor comienza a resolver la petición y puede asignar un técnico que será visible (selección a través de un desplegable con los miembros del proyecto que  el Proveedor hayan configurado), la tarea pasa al estado EN RESOLUCIÓN. En este estado, el Proveedor podrá incurrir esfuerzo, indicando el restante. Si durante este estado, hay algún motivo que bloquee la tarea pasará a estado PARALIZADA.

Si una tarea que se está ejecutando tiene que ser cancelada por parte del Responsable del proyecto, entra en un circuito en el que se intenta que el Proveedor liquide el esfuerzo que llevara hasta ese momento y el grado de avance técnico (estado PDTE. CANCELACIÓN). Esta liquidación que hace el Proveedor debe ser validada por el Responsable del proyecto. Dicha acción se realiza cuando la tarea está en estado PDTE. REVISIÓN CANCELACIÓN


Una vez que el Proveedor ha terminado su trabajo, la tarea pasa al estado PDTE. REVISIÓN TÉCNICA donde el peticionario de la misma debe aceptar o no la solución

Si el peticionario no acepta la solución, la tarea pasará al estado NO ACEPTADA con objeto de que el Proveedor vuelva a trabajar en ella y, una vez que la haya acabado pase a PDTE. REVISIÓN TÉCNICA de nuevo

Si el peticionario acepta la solución, la tarea pasará a estado CERRADA



Estas tareas se definen como la  Evaluación de un proyecto, por parte de la USTIC, previo a su aceptación y puesta en servicio. No se consideran bloqueantes para el desarrollo del proyecto. En principio todos los proyectos, independientemente del área TIC al que pertenecen deben tener al menos una tarea de seguridad. Los proyectos van a tener una nueva propiedad, denominada Revisión seguridad que se informará a "Sí" cuando se cree la primera tarea de seguridad .

Este tipo de tarea podrán ser creadas por los integrantes del equipo provincial o del área centralizada a la que pertenezca el proyecto.  En la misma creación se informa de aquella documentación que puede ser requerida por la USTIC así como enlace a su espacio donde pueden descargarse plantillas y formularios que pudieran ser requeridos. En la creación aparecen los mismos campos que en una tarea general con tres diferencias:


Las preguntas que se hacen en la creación son:

¿Proyecto de nueva implantación?

Se solicita contestar otras dos preguntas y aportar la documentación pertinente:

¿Dispone de acuerdo de encargado de tratamiento de datos en el contrato?

¿Dispone de certificación de seguridad del sistema?

Independientemente de estas respuestas, la tarea se creará y cualquier miembro de la USTIC podrá asignársela. Podrá pedir información y documentación al responsable del proyecto. Una vez finalizada la evaluación del proyecto, será el responsable del mismo quien indique si acepta o no el resultado de la misma.


Se solicita contestar una serie de cuatro preguntas, de manera que si la contestación de alguna de ellas es Sí, el proceso será el mismo que en el caso anterior.

Si todas las preguntas tienen como respuesta No, la tarea de seguridad de cerrará directamente y el proyecto quedará registrado con la Revisión seguridad informada a Sí

Tabla de estados y acciones

Para acceder al manual JIRA que detalla los estados, acciones y roles que pueden actuar en cada punto del flujo de estos tipos de tareas, pulsa aquí.


Control y seguimiento del proyecto

El seguimiento y control del proyecto se realiza en base al control de las tareas del mismo. A su vez, el espacio del proyecto sirve como punto de control tanto de la documentación como del seguimiento que puede hacerse a través del mismo, independientemente del tipo de plantilla que se use:


De esta forma, teniendo enlazados el espacio y el proyecto se puede hacer un control y seguimiento del proyecto. Hay que tener en cuenta que todo lo relacionado con un proyecto sólo lo verán los proveedores que hayan sido incluidos en el mismo.


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