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En cualquier estado será posible descomponer una tarea en subtareas a las que se podrá poner fechas orientativas y hacer una estimación del esfuerzo. Al igual que en las tareas, podrá registrarse trabajo mientras estén resolviéndose.
Una tarea no podrá darse por resuelta mientras no lo están todas sus subtareas.
Tarea con validación
Los campos en la creación son exactamente iguales que en la tarea general. En cuanto al flujo, la única diferencia es que una vez que se resuelve la tarea, el usuario que la resuelve decidirá quién debe validar si la resolución de la misma es o no correcta. En el caso de que lo sea, la tarea se cerrará. Si por el contrario la resolución no es correcta, volverá a estar en resolución para que su asignado la corrija.
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Historia de usuario
son tareas destinadas a desglosar requisitos de proyectos de desarrollo cuando la gestión de los mismo se hace con metodología ágil. La información que debe especificarse en este tipo de tareas es:
- Qué se quiere hacer
- Quién debe hacerlo
- Narrativa: consiste en especificar qué es lo que se tiene que hacer usando el formato "Como______ quiero____para"
- Criterios de aceptación de la historia de usuario.
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En cualquier estado será posible descomponer una tarea en subtareas a las que se podrá poner fechas orientativas y hacer una estimación del esfuerzo. Al igual que en las tareas, podrá registrarse trabajo mientras estén resolviéndose.
Una tarea no podrá darse por resuelta mientras no lo están todas sus subtareas.
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Estas tareas tienen las siguientes condiciones:
- Sólo aparecen en proyectos en los que participa el proveedor de Soporte Provincial.
- No es posible crearle subtareas, aunque pueden ser creadas como subtareas de tareas generales o con validación.
- Sólo pueden ser creadas por usuarios que pertenezcan al equipo provincial y por el proveedor de Soporte Provincial. Este además podrá crear tareas en los proyectos para actividades en horario extendido.
En este tipo de tareas debe especificarse
- Qué se quiere hacer
- Fechas orientativas de comienzo y fin de la tarea:
- Si la tarea se crea por parte del equipo provincial, deberá informar las fechas de inicio y fin deseadas.
- Si la tarea se crea por parte del proveedor de soporte provincial, deberá informar las fechas de inicio y fin según la planificación de sus recursos.
- Área TIC por si no coincide con la del proyecto
- Centros de gestión, por si no coinciden con los del proyecto
- Esfuerzo requerido
- Tarificación:
- Basal: actividades que entran dentro del horario normal
- Valor añadido: actividades que se hacen en horario extendido o con recursos que exceden el soporte basal del contrato y que necesitan la aprobación del Responsable del Contrato.
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Una vez creada la tarea, se asigna automáticamente al Proveedor de Soporte Provincial del nodo correspondiente en estado PDTE. CALENDARIZAR.
En ese estado, el proveedor podrá solicitar aprobación, sea quien sea el creador de la tarea, asignando la tarea al usuario del equipo provincial que considere, que será normalmente el Responsable de Sistemas, el de Puesto Usuario o el del proyecto concreto en el que se ha creado la tarea.
En el caso en que la tarea la haya creado el equipo provincial, el proveedor revisará las fechas deseadas e informará las fechas de inicio y fin. En caso de que esas fechas no coincidieran con las deseadas se enviará una notificación al solicitante de la tarea indicando este hecho.
- Si la tarificación es basal, tras poner fechas, la tarea pasa al estado PDTE. COMENZAR RESOLUCIÓN.
- Si la tarificación es Valor añadido, al hacer esa acción la tarea pasa a estado CALENDARIZADA donde el Responsable del Contrato aprobará o no la estimación de la tarea. Si no aprueba la estimación, la tarea deberá ser de nuevo estimada por el Proveedor. Una vez aprobada, pasará a estado PDTE. COMENZAR RESOLUCIÓN.
Cuando la tarea está en en ese estado está planificada en fechas y en teoría no deberían modificarse éstas. Ahora bien, en ese estado el Responsable de Sistemas, el de Puesto Usuario o el del proyecto concreto podrán modificar esas fechas consensuándolas con el Proveedor, fundamentalmente porque puede haber cambio en las prioridades y sea necesario una replanificación del trabajo pendiente.
Cuando el Proveedor comienza a resolver la tarea, puede indicar el técnico o los técnicos que van a hacerse cargo del trabajo. La lista de técnicos del proveedor se configura en la opción "Miembros del proyecto". Es importante indicar los técnico fundamentalmente porque de esta forma garantizamos que si la tarea tiene alguna modificación (se cambia algún campo, se pone un comentario, se edita un comentario, se adjunta un archivo, etc. ) el técnico indicado recibirá una notificación en su correo electrónico.
Cuando el proveedor está resolviendo la tarea pueden darse cuatro casos:
- Que la tarea se desarrolle como se había planificado. El proveedor incurre el esfuerzo (si es de tarificación basal) o el coste (si es de tarificación valor añadido) y resuelve la tarea. Puede ocurrir que exista una desviación (positiva o negativa) respecto a la fecha fin indicada. El proveedor al resolver debería justificar esa desviación.
- Que la tarea se bloquee y no pueda seguir su curso hasta que ese motivo que la bloquea desaparezca. En ese caso, la tarea deberá paralizarse e informarse una fecha prevista de reanudación de la misma.
- Que la tarea cambie las condiciones en las que se había planificado, bien porque pueda haber un cambio de prioridades y que haya algo más urgente o bien porque la tarea se haya complicado más de los previsto. En cualquier caso, el proveedor sabe que no va a poder cumplir con la fecha fin indicada. En estos casos accediendo a la acción Seguimiento podrá indicar en el momento en el que la planificación de la tarea cambia, cuál es la Fecha Fin Actualizada y el grado de avance técnico que lleva n la tarea en ese momento. A partir de ahí será esa fecha la que marque la posible desviación respecto a la fecha real en la que el proveedor resuelva la tarea.
- Que la tarea tenga que cancelarse por cualquier motivo. Siempre será cancelada por el Responsable del proyecto. En estos casos la tarea entra en un circuito en el que se intenta que el Proveedor liquide el esfuerzo que llevara hasta ese momento y el grado de avance técnico (estado PDTE. CANCELACIÓN). Esta liquidación que hace el Proveedor debe ser validada por el Responsable del proyecto. Dicha acción se realiza cuando la tarea está en estado PDTE. REVISIÓN CANCELACIÓN
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- Si el peticionario no acepta la solución, la tarea pasará al estado NO ACEPTADA con objeto de que el Proveedor vuelva a trabajar en ella y, una vez que la haya acabado pase a PDTE. REVISIÓN TÉCNICA de nuevo. Destacar que la fecha que se marca como de resolución de la tarea por parte del proveedor es la fecha en la que ha hecho las correcciones que se le han indicado al no aceptar la solución técnica.
- Si el peticionario acepta la solución, la tarea pasará a estado CERRADA si su tarificación es basal. Si la tarificación es valor añadido pasará a la revisión de costes, donde el Responsable del contrato deberá comparar los costes en HBS incurridos con los registrados en la estimación aprobada de la tarea. En el caso en que no aprobara los costes, la tarea volvería a NO ACEPTADA para que el Proveedor corrigiera los costes. Una vez corregidos, pasaría de nuevo directamente a que se revisaran los costes por parte del Responsable del contrato.
Tareas de seguridad
Las tareas de seguridad se detallan en el proceso de evaluación de seguridad.
Hay que indicar que hay veces en las que ciertas implantaciones no tienen entidad suficiente ni recorrido para ser un proyectos. En estos casos se crean tareas generales o con validación para la implantación y subtareas de seguridad que funcionan como una especie de asesoría para estos casos.
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Expedientes
Son tareas que tienen el mismo flujo que una tarea general con la diferencia de que cuando se crean se asignan a un grupo, constituido por usuarios que forman la unidad de contratación de la provincia correspondiente. Cada uno de los miembros de ese grupo puede asignarse la tarea hasta completarla.
La información necesaria para poder crear una tarea de este tipo es la misma que para una tarea general a la que se añade la posibilidad de indicar dentro del equipo provincial quién es el técnico redactor del expediente.
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Épicas
Son tareas muy grandes que pueden ser descompuestas en otras tareas del mismo o de otro proyecto. Tienen un uso importante en aquellos proyectos que se gestionan de forma ágil porque permiten descomponer esa gran cantidad de trabajo en historias de usuario.
Creación de tareas por lotes
Es posible la creación de tareas generales y tareas de soporte provincial por lotes, especificando en un archivo Excel los datos de las mismas. Puedes ver una guía accediendo aquí.
Creación de tareas programadas
Para la gestión de proyectos es posible la creación de tareas repetitivas programadas en el tiempo. Puedes ver una guía accediendo aquí.
Tabla de estados y acciones
Para acceder al manual JIRA que detalla los estados, acciones y roles que pueden actuar en cada punto del flujo de estos tipos de tareas, pulsa aquí.
Control y seguimiento del proyecto
El seguimiento y control del proyecto se realiza en base al control de las tareas del mismo. A su vez, el espacio del proyecto sirve como punto de control tanto de la documentación como del seguimiento que puede hacerse a través del mismo, independientemente del tipo de plantilla que se use:
- Hoja de ruta: puede actualizarse para tener un roadmap a alto nivel de la planificación del proyecto a corto-medio plazo.
- Sección central en la que pueden distinguirse tres subsecciones:
- Miscelánea: donde puede recogerse cualquier documentación que sea necesaria para el proyecto
- Información relevante donde se distinguen:
- Datos básicos: donde se recogen todos los datos identificativos del proyecto y que como hemos comentado no deben cambiarse por edición de esa página
- Resumen ejecutivo o Informes de seguimiento, donde podrá crearse una entrada cada vez que se quiera recoger el avance del proyecto
- Actas del proyecto, donde podrán recogerse las actas y tener siempre un informe de las tareas de las diferentes actas que continúan abiertas
- Actividad en vuelo: aparecerá una relación de aquellas tareas que están aún sin cerrar
- Repositorio documental, por si fuera necesario adjuntar algún archivo
De esta forma, teniendo enlazados el espacio y el proyecto se puede hacer un control y seguimiento del proyecto. Hay que tener en cuenta que todo lo relacionado con un proyecto sólo lo verán los proveedores que hayan sido incluidos en el mismo.
Ayuda
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