Permitir la gestión de los proyectos de cualquier área de la DGSIC (sea provincial o centralizada), entendiendo como proyecto el conjunto de actividades que se hacen para, en un tiempo definido, conseguir un objetivo. Dentro de estas actividades se engloban tanto las propias tareas de ejecución del proyecto como todas las de gestión para controlar que se siguen unos objetivos de calidad, de esfuerzo y de tiempo.
Este proceso tiene como alcance cualquier proyecto gestionado por un área de la DGSIC y ejecutado tanto por integrantes del propio área como de proveedores externos.
El primer paso es proceder al alta del proyecto, identificando aquellos datos que van a ser necesarios para gestionarlo correctamente. Para dar de alta un proyecto en la herramienta de gestión corporativa, debe solicitarse creando una solicitud aquí indicando el nombre y la clave del mismo. La clave debe tener una serie de restricciones impuestas por la propia herramienta, aunque se recomienda que sea lo más descriptiva posible para poder identificar fácilmente las tareas del proyecto. Las restricciones referidas son:
El peticionario deberá indicar el área de SSCC o el nodo provincial para el que solicita el proyecto. Este dato es fundamental porque indicará la categoría que tiene el proyecto en la herramienta corporativa. Además, es también importante que indique si el proveedor del proyecto debe tener usuario en la herramienta.
Así mismo, es fundamental indicar quién va a ser el Responsable del proyecto. Tendrá un papel fundamental a la hora de indicar las propiedades y la estructura tanto del proyecto como de su espacio asociado.
Otros datos imprescindibles en el alta de un proyecto son:
Una vez que el proyecto está dado de alta en la herramienta, es necesario seguir informando todos los datos que aun son necesarios. Esta actividad es llevada a cabo por el Responsable de Proyecto.
Descripción: breve indicación del objetivo principal del proyecto.
Promotor del proyecto: opcionalmente puede indicarse quién promociona el proyecto. Puede ser o no miembro del equipo provincial o de la propia STIC.
Centros de gestión: desplegable en el que aparecen los centros de gestión de cada área o nodo provincial. Al igual que las áreas TIC y los grupos de proyectos se configuran para cada categoría, es decir, son definidos por cada área centralizada/nodo provincial.
Prioridad
Estado
Nombre empresa proveedora
Nombre persona de referencia proveedor
Teléfono proveedor
Correo electrónico proveedor
Prioritario Subdirección: Indicar si el proyecto es o no prioritario para la Subdirección
Tipo de plantilla: indica la posibilidad de la plantilla que se crea para gestionar la documentación y el conocimiento asociado al proyecto, Hay dos posibilidades: simple y compleja. En el momento en que se crea el esapcio de CONFLUENCE, quedará enlazado al proyecto medinate la misma clave.
Una vez que se han indicado las propiedades necesarias para comenzar la gestión del proyecto, es necesario crear el espacio en la herramienta de gestión del conocimiento donde muchos de los datos se informarán directamente con lo registrado anteriormente y podrán completar información importante para la gestión del proyecto. Como hemos indicado en las propiedades del proyecto, las plantillas pueden ser simples o complejas.
La estructura creada para cada espacio de un proyecto si se elige la plantilla compleja contiene:
Hoja de ruta: Incluye el horizonte temporal estimado del proyecto y posteriormente se podrá registrar el real, así como una planificación a alto nivel que debe ir actualizándose a lo largo del ciclo de vida del proyecto
Descripción del proyecto: consiste en incluir una breve descripción en la que se indique para qué sirve el proyecto y la justificación que lleva a su creación.
Objetivos y alcance
Estado del proyecto: se definen cuatro posibles estados:
Estimaciones: pueden ir registrándose las estimaciones de recursos, esfuerzo y costes e ir cambiándolas si es necesario a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
Información relevante: en esta sección hay un apartado, Datos básicos, que siempre va a estar actualizado de forma automática con los datos que se hayan registrado en la herramienta de gestión. Cualquier modificación de los mismos debe hacerse desde esa herramienta y no mediante edición de la página.
El resto de la plantilla lo explicaremos a la hora de ver cómo se hace el seguimiento y control del proyecto.
En el caso de que se elija la plantilla simple, la estructura será la siguiente:
Hoja de ruta: Incluye el horizonte temporal estimado del proyecto y posteriormente se podrá registrar el real, así como una planificación a alto nivel que debe ir actualizándose a lo largo del ciclo de vida del proyecto
Descripción del proyecto: consiste en incluir una breve descripción en la que se indique para qué sirve el proyecto y la justificación que lleva a su creación.
Información relevante: en esta sección hay un apartado, Datos básicos, que siempre va a estar actualizado de forma automática con los datos que se hayan registrado en la herramienta de gestión. Cualquier modificación de los mismos debe hacerse desde esa herramienta y no mediante edición de la página.
Además, existen páginas dentro de esa sección para las lecciones aprendidas, los resúmenes ejecutivos y las actas del proyecto. Cabe mencionar los aparatados de Sistemas e Infraestructura y de Gestión del proyecto que contienen páginas donde debe incluirse la información oportuna del proyecto
Sistemas e infraestructura
Gestión del proyecto
Contratos y expedientes
Se define a continuación los contratos y expedientes asociados al proyecto, si están disponibles y sus documentos.
El Responsable del proyecto tendrá que hacer las labores propias de puesta en marcha del proyecto:
Es importante saber cómo van a clasificarse las tareas:
Una vez que se pone en marcha el proyecto, se comenzarán a crear tareas que irán asociadas con páginas en ele spacio correspondiente. Hya que tener en cuenta que si el proveedor de un determinado proyecto no va a entrar en la herramienta, las tareas deberán estar asignadas a algún integrante del proyecto que se encargue de actualizarlas.
Cualquier tarea puede ser dividida en subtareas con el mismo ciclo de vida o no que las tareas de las que se originan. Tanto en tareas como en subtareas pueden ir registrándose trabajo, de manera que si para cada una de ella se tiene una estimación de trabajo, puede controlarse la evolución de lo estimado frente a lo incurrido.
Existe la posibilidad de que se gestionen tareas que el proveedor ejecuta normalmente en una entidad de otro tipo de proyecto (de aplicación, de plataforma). Por ejemplo, un proyecto del área de Sistemas en el que una tarea es la construcción de una plataforma. En estos casos, la tarea podrá enlazarse con la entidad en la que el proveedor hace el trabajo mediante un tipo de enlace especial,
Es importante establecer enlaces entre las diferentes tareas del proyecto, Caben destacar:
Los proyectos de un área centralizada o nodo provincial se gestionan en base a tareas que, como hemos comentado anteriormente, pueden ser creadas y ejecutadas por integrantes del equipo del área/nodo o bien por el o los proveedores que se hayan definido para el proyecto concreto. Hay cuatro tipo de tareas:
En este tipo de tareas puede especificarse:
Una vez creada y asignada a su responsable, éste la ejecutará y resolverá, pudiendo solicitar información al creador de la tarea. Existe la posibilidad de que en cualquier momento la tarea quede bloqueada, reanudándose una vez se haya resuelto el motivo que la bloqueó.
Mientras la tarea esté resolviéndose, su responsable podrá registrar trabajo en ella. El responsable del proyecto determinará "las unidades" del trabajo que se realiza, horas, HBS, etc.
En cualquier estado será posible descomponer una tarea en subtareas a las que se podrá poner fechas orientativas y hacer una estimación del esfuerzo. Al igual que en las tareas, podrá registrarse trabajo mientras estén resolviéndose.
Una tarea no podrá darse por resuelta mientras no lo están todas sus subtareas.
Los campos en la creación son exactamente iguales que en la tarea general. En cuanto al flujo, la única diferencia es que una vez que se resuelve la tarea, el usuario que la resuelve decidirá quién debe validar si la resolución de la misma es o no correcta. En el caso de que lo sea, la tarea se cerrará. Si por el contrario la resolución no es correcta, el validador deberá decidir el motivo por el que no acepta la tarea. Puede elegir entre estos tres motivos:
Además, el validador debe decidir si debe incurirse más trabajo o no tras la no aceptación.
Las tareas que no son aceptadas por el validador pasan a estado NO ACEPTADA.
Si una tarea general o con validación se descompone en subtareas, su estado pasa a ser PDTE. SUBTAREAS, se manera que hasta que dichas subtareas no se cierren, la tarea padre no volverá al estado en el que se habían creado las subtareas,
son tareas destinadas a desglosar requisitos de proyectos de desarrollo cuando la gestión de los mismo se hace con metodología ágil. La información que debe especificarse en este tipo de tareas es:
Una vez creada y asignada a su responsable, pasará a estar en desarrollo y en testing para pasar a ser validada por quien haya pedido esa funcionalidad.
Mientras la tarea esté resolviéndose, su responsable podrá registrar trabajo en ella. El responsable del proyecto determinará "las unidades" del trabajo que se realiza, horas, HBS, etc.
En cualquier estado será posible descomponer una tarea en subtareas a las que se podrá poner fechas orientativas y hacer una estimación del esfuerzo. Al igual que en las tareas, podrá registrarse trabajo mientras estén resolviéndose.
Una tarea no podrá darse por resuelta mientras no lo están todas sus subtareas.
Estas tareas tienen las siguientes condiciones:
En este tipo de tareas debe especificarse
Una vez creada la tarea, se asigna automáticamente al Proveedor de Soporte Provincial del nodo correspondiente en estado PDTE. CALENDARIZAR, a menos que haya sido creada por un proveedor que participe en el proeycto, caso en el que deberá pasar primero por aprobación por parte del Equipo Provincial antes de pasar a ser calendarizada.
En ese estado, el proveedor podrá solicitar aprobación, sea quien sea el creador de la tarea, asignando la tarea al usuario del equipo provincial que considere, que será normalmente el Responsable de Sistemas, el de Puesto Usuario o el del proyecto concreto en el que se ha creado la tarea.
En el caso en que la tarea la haya creado el equipo provincial, el proveedor revisará las fechas deseadas e informará las fechas de inicio y fin. En caso de que esas fechas no coincidieran con las deseadas se enviará una notificación al solicitante de la tarea indicando este hecho.
Cuando la tarea está en en ese estado está planificada en fechas y en teoría no deberían modificarse éstas. Ahora bien, en ese estado el Responsable de Sistemas, el de Puesto Usuario o el del proyecto concreto podrán modificar esas fechas consensuándolas con el Proveedor, fundamentalmente porque puede haber cambio en las prioridades y sea necesario una replanificación del trabajo pendiente.
Cuando el Proveedor comienza a resolver la tarea, puede indicar el técnico o los técnicos que van a hacerse cargo del trabajo. La lista de técnicos del proveedor se configura en la opción "Miembros del proyecto". Es importante indicar los técnico fundamentalmente porque de esta forma garantizamos que si la tarea tiene alguna modificación (se cambia algún campo, se pone un comentario, se edita un comentario, se adjunta un archivo, etc. ) el técnico indicado recibirá una notificación en su correo electrónico.
Cuando el proveedor está resolviendo la tarea pueden darse varios casos:
Una vez que el Proveedor ha terminado su trabajo, la tarea pasa al estado PDTE. REVISIÓN TÉCNICA asignada al usuario que se ha indicado que sea el revisor técnico, quien debe aceptar o no la solución
Las tareas de seguridad se detallan en el proceso de evaluación de seguridad.
Hay que indicar que hay veces en las que ciertas implantaciones no tienen entidad suficiente ni recorrido para ser un proyectos. En estos casos se crean tareas generales o con validación para la implantación y subtareas de seguridad que funcionan como una especie de asesoría para estos casos.
Son tareas que tienen el mismo flujo que una tarea general con la diferencia de que cuando se crean se asignan a un grupo, constituido por usuarios que forman la unidad de contratación de la provincia correspondiente. Cada uno de los miembros de ese grupo puede asignarse la tarea hasta completarla.
La información necesaria para poder crear una tarea de este tipo es la misma que para una tarea general a la que se añade la posibilidad de indicar dentro del equipo provincial quién es el técnico redactor del expediente.
Son tareas muy grandes que pueden ser descompuestas en otras tareas del mismo o de otro proyecto. Tienen un uso importante en aquellos proyectos que se gestionan de forma ágil porque permiten descomponer esa gran cantidad de trabajo en historias de usuario.
Es posible la creación de tareas generales y tareas de soporte provincial por lotes, especificando en un archivo Excel los datos de las mismas. Puedes ver una guía accediendo aquí.
Para la gestión de proyectos es posible la creación de tareas repetitivas programadas en el tiempo. Puedes ver una guía accediendo aquí.
Para acceder al manual JIRA que detalla los estados, acciones y roles que pueden actuar en cada punto del flujo de estos tipos de tareas, pulsa aquí.
El seguimiento y control del proyecto se realiza en base al control de las tareas del mismo. A su vez, el espacio del proyecto sirve como punto de control tanto de la documentación como del seguimiento que puede hacerse a través del mismo, independientemente del tipo de plantilla que se use:
De esta forma, teniendo enlazados el espacio y el proyecto se puede hacer un control y seguimiento del proyecto. Hay que tener en cuenta que todo lo relacionado con un proyecto sólo lo verán los proveedores que hayan sido incluidos en el mismo.