Proceso: Gestión de certificaciones de expedientes de contratación administrativa

Objetivo

Mejorar el proceso que permite a los proveedores hacer las facturas de los diferentes expedientes administrativos incrementando el seguimiento y el control.

Para ello, los diferentes responsables de área requieren certificar los trabajos realizados. Hay que tener en cuenta que cada contrato tiene una fecha y periodicidad de certificación diferentes.

Los puntos de mejora se establecen en la forma en la que se recopilan los datos para hacer la certificación y en el control de fechas de cada uno.

Procedimiento

El proceso se implementa en la herramienta JIRA.

Se ha creado el proyecto "CERTIFICA" (Certificación de expedientes de contratación administrativa) de Jira. 

• Cada expediente administrativo se refleja como un Componente del proyecto Jira. 
• Para cada expediente (componente Jira) se creará una primera tarea Jira asignada a la persona responsable de la gestión de certificaciones del área de CyE (Mariló Rodriguez Rodriguez).
• A partir de esta tarea, se crearán las tareas programadas en Jira  con las fechas correspondientes a la cadencia de certificaciones del expediente concreto (30 tareas programadas como máximo). 
• Cuando una tarea programada se activa al llegar la fecha prevista, la persona responsable de la gestión de las certificaciones pasará ese ticket a estado "pendiente de información" asignada al responsable del expediente administrativo. 
• El responsable contestará haciendo llegar la información necesaria para realizar la certificación.
• Esta información es convertida en PDF y subida a portafirmas por Mariló Rodriguez Rodriguez.
• Una vez firmado por el responsable, se realiza la recepción del importe en SIGLO y se genera el contraalbarán que permite la facturación correspondiente.

Se dispone de un cuadro de mandos donde poder controlar el estado de las certificaciones de cada expediente.