Proceso: Gestión de compromisos directivos

Objetivo
Alcance
Responsabilidades
Proceso basado en Jira

Objetivo

Cumplir los compromisos de la STIC. El modelo pretende que todos conozcamos los compromisos que la STIC tiene fijados a nivel directivo a fin de poder gestionarlos y cumplirlos.

Alcance

Ámbito de la gestión directiva: subdirector STIC, subdirectores TIC provinciales y responsables de área.

Responsabilidades

Los compromisos directivos son creados por el subdirector de la STIC, responsables de área o subdirectores de equipos provinciales TIC.

Al tratarse de compromisos adquiridos por la STIC, puede intervenir en su resolución cualquier persona o equipo de la STIC.

Todos somos responsables del cumplimiento de los compromisos directivos, pero será el área de Coordinación y Estrategia quien vele por el seguimiento de los compromisos, de manera que se asegure el cumplimiento de la fecha de compromiso del mismo.

Proceso basado en Jira

Los elementos a registrar en Jira son:

Compromiso directivo: compromiso de la STIC a nivel directivo.
Riesgo directivo: evento incierto que si ocurre puede tener un efecto negativo sobre uno o varios compromisos directivos.
Problema directivo: causa de uno o varios incidentes que afectan a Compromisos directivos. Es probable que un riesgo se materialice por no tener efecto el plan de mitigación. En ese caso, debe crearse un problema.
Decisión directiva: aquella que se centra en la definición de elementos de la cadena de producción que requieren decisiones gestionadas o con impacto en niveles directivos.

Ventajas del proceso:

Información actualizada y compartida. Disponible.
Transparencia en la gestión.
Cuadros de mando y tableros Kanban para facilitar el seguimiento

Flujo del proceso

Directrices generales
Implementación en Jira
Cómo completar los registros Jira
Relaciones entre elementos
Estados de los registros

Directrices generales

Los Compromisos directivos deben estar escritos en un lenguaje exento de tecnicismos, en lenguaje propio de negocio.
La información debe estar directamente a disposición y consulta en tiempo real por parte del Subdirector de la STIC (Fran Sánchez Laguna) y de la Directora General de Humanización, Planificación, Coordinación y Cuidados (Inmaculada Vázquez).
Todos los Compromisos directivos al crearse, ponen como observador a Fran Sánchez Laguna automáticamente.
Para modificar la fecha de un Compromiso directivo será necesario consensuarlo previamente con el director de la STIC.

Implementación en Jira

El tipo de registro que creamos en Jira es una tarea general. La naturaleza de la tarea la determinan los campos Tipo de Tarea y Subtipo.

Podrán crearse en cualquier proyecto y por cualquier usuario asignándolos a Fran Sánchez Laguna, aunque no son compromisos directivos como tales hasta que no se tratan en la Comisión de Dirección.

Además, se ha decidido una nomenclatura para el campo Título a fin de facilitar la identificación de los elementos en el árbol de relaciones que se explica más tarde.

Compromiso directivo
- Tipo de Tarea: Compromiso directivo
- Formato título: CD DDMMAA Resumen
Riesgo directivo
- Tipo de Tarea: Riesgo
- Subtipo: directivo
- Formato título: RD DDMMAA Resumen (fecha opcional)
Problema directivo
- Tipo de Tarea: Riesgo
- Subtipo: directivo
- Formato título: PD Resumen
Decisión directiva
- Tipo de Tarea: Riesgo
- Subtipo: directivo
- Formato título: DD Resumen

Este es el formulario que se muestra a la hora de completar cualquier registro Jira. Se marca en color rojo los campos Tipo de Tarea y Subtipo.

Cómo completar los registros Jira

Para registrar cada elemento, será necesario completar los siguientes campos obligatorios.

Compromiso directivo	Compromiso de la STIC a nivel directivo
TIPO DE TAREA	Compromiso directivo
ESTADOS	El estado no es relevante, lo importante es que se cierre al ser alcanzado o cancelado si no procede.
INFORMACIÓN MÍNIMA	Al crear el compromiso directivo en Jira tendremos que aportar la siguiente información mínima: Título: resumen del compromiso adquirido Formato del título: CD DDMMAA Resumen Descripción: explicación más detallada del compromiso adquirido. Comprometida con: persona u organismo con quien se adquiere el compromiso. Fecha compromiso STIC: es la fecha en la que la STIC se ha comprometido. No debe modificarse sin consenso previo con el director de la STIC. Fecha fin: es la fecha en la que los equipos de trabajo acabarán la tarea comprometida. Normalmente se pone unos días antes de la fecha de compromiso por si surge algún imprevisto. Asignado: Fran Sánchez Laguna.

Riesgo directivo	Evento incierto que si ocurre puede tener un efecto negativo sobre uno o varios compromisos directivos.
TIPO DE TAREA	Riesgo
SUBTIPO	Directivo
ESTADOS	ABIERTA: Riesgo identificado. PDTE. SUBTAREAS: Se ha creado el plan de mitigación del riesgo. CERRADO: El riesgo ha desaparecido por efecto del plan de mitigación o se ha cancelado porque no es un riesgo como tal.
INFORMACIÓN MÍNIMA	Título: resumen del riesgo identificado Formato del título: RD DDMMAA Resumen La fecha es opción, utilizar si es importante para el riesgo concreto. Descripción: explicación más detallada del riesgo identificado. Impacto: desplegable con los valores de la matriz. de riesgos definida (de muy bajo a muy alto). Probabilidad: desplegable con los valores de la matriz de riesgos definida (de muy baja a muy alta). Asignado: responsable de hacer el seguimiento del riesgo y a su vez de que se avance en la ejecución de las tareas definidas en el plan de mitigación asociado. Enlaces: el riesgo debe ser enlazado a los compromisos a los que afecte mediante un enlace tipo compromiso directivo “depende de” riesgo
PLAN DE MITIGACIÓN	Subtareas del riesgo que sirven para mitigar o hacer desaparecer el riesgo. Tipo de tarea: acción preventiva *

Problema directivo	Causa de uno o varios incidentes que afectan a Compromisos directivos. Es probable que un riesgo se materialice por no tener efecto el plan de mitigación. En ese caso, debe crearse un problema.
TIPO DE TAREA	Problema
SUBTIPO	Directivo
ESTADOS	ABIERTA: Problema identificado. PDTE. SUBTAREAS: Se ha creado el plan de acciones correctivas para el problema. CERRADO: El problema ha desaparecido por efecto del plan de acciones correctivas o se ha cancelado.
INFORMACIÓN MÍNIMA	Título: resumen del problema identificado Formato del título: PD Resumen Descripción: explicación más detallada del problema identificado. Asignado: responsable de hacer el seguimiento del problema y a su vez de que se avance en la ejecución de las tareas definidas en el plan de acciones correctivas asociado. Enlaces: el problema debe ser enlazado a los compromisos directivos a los que afecte mediante un enlace tipo compromiso directivo “depende de” problema directivo.
PLAN DE ACCIONES CORRECTIVAS	Se crean subtareas del problema que sirven para resolverlo. Tipo de tarea: acción correctiva *

Decisión directiva	Aquella que se centra en la definición de elementos de la cadena de producción que requieren decisiones gestionadas o con impacto en niveles directivos.
TIPO DE TAREA	Decisión
SUBTIPO	Directiva
ESTADOS	No es relevante, lo importante es que se cierre cuando se haya elegido o se cancele si no procede. Cuando se resuelva una decisión, hay que informar de forma obligatoria el campo decisión adoptada.
INFORMACIÓN MÍNIMA	Título: resumen de la decisión a tomar Formato del título: DD Resumen Descripción: Explicación más detallada de la elección que hay que hacer. Asignado: Responsable de tomar la decisión. Comprometida con: Persona u organismo con quien se adquiere el compromiso. Enlace: la decisión debe ser enlazada a los compromisos directivos a los que afecte mediante un enlace tipo compromiso directivo “depende de” decisión directiva.

Relaciones entre elementos

Los elementos en Jira se relacionan entre sí como se muestra en el gráfico:

Los elementos relacionados con un compromiso directivo pueden verse en forma de árbol en el enlace Link Hierarchy del registro Jira.

Gracias a la nomenclatura utilizada en los títulos y a las relaciones entre los registros, podemos conocer de un vistazo y de manera ordenada la información relevante.

Estados de los registros

El resumen del significado de los estados de los distintos registros es el siguiente:

	ABIERTA	PENDIENTE DE SUBTAREAS O EN RESOLUCÍÓN	CERRADA
COMPROMISO DIRECTIVO	COMPROMISO DIRECTIVO ESTABLECIDO	EN RESOLUCIÓN: COMPROMISO DIRECTIVO REVISADO POR DIRECCIÓN Y ACEPTADO COMO TAL PDTE. SUBTAREAS: COMPROMISO DIRECTIVO E DESARROLLO	COMPROMISO DIRECTIVO ACABADO
RIESGO DIRECTIVO	EL RIESGO DIRECTIVO SE HA RECONOCIDO	EL RIESGO ESTÁ SIENDO MITIGADO	SE HA SOLVENTADO O SE HA MATERIALIZADO.
PROBLEMA DIRECTIVO	PROBLEMA DIRECTIVO MATERIALIZADO	EL PROBLEMA ESTÁ SIENDO TRATADO	SE HA SOLVENTADO EL PROBLEMA O SE HA CANCELADO.
DECISIÓN DIRECTIVA	DECISICIÓN DIRECTIVA PENDIENTE	--	DECISIÓN DIRECTIVA TOMADA

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