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Proceso: Gestión de compromisos directivos


Objetivo


Cumplir los compromisos de la STIC. El modelo pretende que todos conozcamos los compromisos que la STIC tiene fijados a nivel directivo a fin de poder gestionarlos y cumplirlos.



 Alcance

Ámbito de la gestión directiva: subdirector STIC, subdirectores TIC provinciales y responsables de área.


 

​









Responsabilidades

Los compromisos directivos son creados por el subdirector de la STIC, responsables de área o subdirectores de equipos provinciales TIC.

Al tratarse de compromisos adquiridos por la STIC, puede intervenir en su resolución cualquier persona o equipo de la STIC.

Todos somos responsables del cumplimiento de los compromisos directivos, pero será el área de Coordinación y Estrategia quien vele por el seguimiento de los compromisos, de manera que se asegure el cumplimiento de la fecha de compromiso del mismo.

Elementos que se usan

Los elementos a registrar en Jira son:

  • Compromiso directivo: compromiso de la STIC a nivel directivo.​
  • Riesgo directivo: evento incierto que si ocurre puede tener un efecto negativo sobre uno o varios compromisos directivos.
  • Problema directivo: causa de uno o varios incidentes que afectan a Compromisos  directivos. Es probable que un riesgo se materialice por no tener efecto el plan de mitigación. En ese caso, debe crearse un problema.​
  • Decisión directiva: aquella que se centra en la definición de elementos de la cadena de producción que requieren decisiones gestionadas o con impacto en niveles directivos.

​Ventajas del proceso:

  • Información actualizada y compartida. Disponible.
  • Transparencia en la gestión.
  • Cuadros de mando y tableros Kanban para facilitar el seguimiento


Flujo del proceso


 



  • ¿Hay elementos para gestión operativa?

    • Directrices generales

    • Los Compromisos directivos deben estar escritos en un lenguaje exento de tecnicismos, en lenguaje propio de negocio.​
    • La información debe estar directamente a disposición y consulta en tiempo real por parte del Subdirector de la STIC (Fran Sánchez Laguna) y de la Directora General de Humanización, Planificación, Coordinación y Cuidados (Inmaculada Vázquez).​
    • Todos los Compromisos directivos al crearse, ponen como observador a Fran Sánchez Laguna automáticamente.​
    • Para modificar la fecha de un Compromiso directivo será necesario consensuarlo previamente con el director de la STIC​.
    • Un riesgo directivo es como su nombre indica un riesgo que afecta directemente a un compromiso directivo. Debe mitigarse por parte de quien gestiona el riesgo creando acciones preventivas.
    • Si el riesgo se materializa, pasa a convertirse en un problema directivo. Debe solucionarse por parte de quien gestiona el problema creando acciones correctivas.


    ¿Cómo se registran en la herramienta de gestión corporativa?

    El tipo de registro que creamos en Jira es una tarea general. La naturaleza de la tarea la determinan los campos Tipo de Tarea y Subtipo.

    Podrán crearse en cualquier proyecto y por cualquier usuario.


    Este es el formulario que se muestra a la hora de completar cualquier registro Jira. Se marca en color rojo los campos Tipo de Tarea y Subtipo.





























    Esto es lo que debes tener en cuenta para el registro de estas tareas generales:


    Compromiso directivo

    Compromiso de la STIC a nivel directivo

    TIPO DE TAREA

    Compromiso directivo

    SUBTIPO

    No procede

    INFORMACIÓN EN LA CREACIÓN

    • Título: resumen del compromiso adquirido​

      • Formato del título: CD DDMMAA Resumen​

    • Descripción: explicación más detallada del compromiso adquirido (siempre en lenguaje no técnico).

    • Comprometida con: persona u organismo con quien se adquiere el compromiso.​

    • Asignado: Fran Sánchez Laguna.​


    CICLO DE VIDA

    ABIERTA: Compromiso directivo propuesto, sin fecha de compromiso (debe aparecer DDMMAA)

    EN RESOLUCIÓN: Compromiso directivo aceptado por Dirección y con fecha. Debe ser sustituído DDMMAA por el día, mes y año con el que se informe la fecha de compromiso STIC

    Además deberá informarse en este estado:

    • Fecha inicio: Fecjha en la que se comienza a trabajar en el compromiso (y que puede ser dependiente de las fechas de finalzación de otros compromisos de los que pueda depender.

    • Fecha fin: es la fecha en la que los equipos de trabajo acabarán la tarea comprometida. Normalmente se pone unos días antes de la fecha de compromiso por si surge algún imprevisto.​

    PDTE. SUBTAREAS: Compromiso directivo en el que se está trabajando

    CERRADA: Compromiso directivo alcanzado o cancelado.


    Riesgo directivo

    Evento incierto que si ocurre puede tener un efecto negativo sobre uno o varios compromisos directivos.

    TIPO DE TAREA

    		Riesgo

    SUBTIPO

    		Directivo

    INFORMACIÓN EN LA CREACIÓN

    • Título: resumen del riesgo identificado​
      • Formato del título: RD  Resumen​
    • Descripción: explicación más detallada del riesgo identificado. ​
    • Efecto: desplegable con los valores de la matriz. de riesgos definida (Trivial/Bajo/Medio/Alto/Severo).
    • Probabilidad: desplegable con los valores de la matriz​ de riesgos definida (Casi ninguna/Baja /Alta/Muy alta).
    • Asignado: responsable de hacer el seguimiento del riesgo y a su vez de que se avance en la ejecución de las tareas definidas en el plan de mitigación asociado.​
    • Enlaces: el riesgo debe ser enlazado a los compromisos a los que afecte mediante un enlace tipo compromiso directivo “depende de” riesgo​

     

    PLAN DE MITIGACIÓN

    Subtareas del riesgo que sirven para mitigar o hacer desaparecer el riesgo. Tipo de tarea: acción preventiva 

    Mientras estén vivas las acciones preventivas, no podremos cerrar el riesgo-
    ​

    CICLO DE VIDA

    ABIERTA: Riesgo identificado.​

    EN RESOLUCIÓN: Riesgo asumido por quien debe gestionarlo pero sin crear acciones de mitigación

    PDTE. SUBTAREAS: Se ha creado el plan de mitigación del riesgo.​ (Creada al menos una subtarea con Tipo de tarea= Acción preventiva)

    CERRADO: El riesgo ha desaparecido por efecto del plan de mitigación o se ha cancelado porque no es un riesgo como tal.​ Existe también la posibildad de que las acciones de mitigación no hyan funcionado y el riesgo se haya materializado, con lo que debe cerrarse y crearse el problema correspondiente


    Problema directivo

    Causa de uno o varios incidentes que afectan a Compromisos  directivos. Es probable que un riesgo se materialice por no tener efecto el plan de mitigación. En ese caso, debe cerrarse el riesgo y crearse un problema.​

    TIPO DE TAREA

    		Problema

    SUBTIPO

    		Directivo

    INFORMACIÓN EN LA CREACIÓN

    • Título: resumen del problema identificado​
      • Formato del título: PD Resumen​
    • Descripción: explicación más detallada del problema identificado. ​
    • Asignado: responsable de hacer el seguimiento del problema y a su vez de que se avance en la ejecución de las tareas definidas en el plan de acciones correctivas asociado.​
    • Enlaces: el problema debe ser enlazado a los compromisos directivos a los que afecte mediante un enlace tipo compromiso directivo “depende de” problema directivo.​

    En el caso en que el problema se cree por materializarse el riesgo, se establecerá entre ellos un enlace tipo riesgo directivo "depende de " problema directivo.

    PLAN DE ACCIONES CORRECTIVAS

    Se crean subtareas del problema que sirven para resolverlo.  Tipo de tarea: acción correctiva​ *

    Mientras estén vivas las acciones correctivas, no podremos cerrar el problema.
    ​

    CICLO DE VIDA

    ABIERTA: Problema identificado.​

    EN RESOLUCIÓN: Problema asumido por quien debe gestionarlo pero sin crear acciones correctivas.

    PDTE. SUBTAREAS:  Se ha creado el plan de acciones correctivas para el problema. ​

    CERRADO: El problema ha desaparecido por efecto del plan de acciones correctivas o se ha cancelado


    Decisión directiva

    Aquella que se centra en la definición de elementos de la cadena de producción que requieren decisiones gestionadas o con impacto en niveles directivos.​

    TIPO DE TAREA

    		Decisión

    SUBTIPO

    		Directiva

    INFORMACIÓN EN LA CREACIÓN

    • Título: resumen de la decisión a tomar​
      • Formato del título: DD Resumen​
    • Descripción: Explicación más detallada de la elección que hay que hacer. ​
    • Asignado: Responsable de tomar la decisión.​
    • Comprometida con: Persona u organismo con quien se adquiere el compromiso.​
    • Enlace: la decisión debe ser enlazada a los compromisos directivos a los que afecte mediante un enlace tipo compromiso directivo “depende de” decisión directiva.​

    CICLO DE VIDA

    No es relevante, lo importante es que se cierre cuando se haya elegido o se cancele si no procede.​

    Cuando se resuelva una decisión, hay que informar de forma obligatoria el campo decisión adoptada.​


    Relaciones entre registros

    Los elementos en Jira se relacionan entre sí como se muestra en el gráfico:





    Los elementos relacionados con un compromiso directivo pueden verse en forma de árbol en el enlace Link Hierarchy del registro Jira.

    Gracias a la nomenclatura utilizada en los títulos y a las relaciones entre los registros, podemos conocer de un vistazo y de manera ordenada la información relevante. 

     

    Resumen de los estados

    El resumen del significado de los estados en el ciclo de vida de compromisos, riesgos, problemas y decisiones es el siguiente:

    ​

    ABIERTA​

    PENDIENTE DE SUBTAREAS O EN RESOLUCÍÓN​

    CERRADA​

    COMPROMISO DIRECTIVO​

    Compromiso directivo propuesto​

    EN RESOLUCIÓN: Compromiso directivo aceptado por Dirección y con fecha

    PDTE. SUBTAREAS: Compromiso directivo en el que se está trabajando

    Compromiso directivo alcanzado o cancelado


    RIESGO DIRECTIVO​

    Riesgo directivo detectado​

    EN RESOLUCIÓN: Riesgo asumido que no se está mitigando

    PDTE. SUBTAREAS: Riesgo al que se le están aplicacndo acciones de mitigación​

    Riesgo solucionado, cancelado  o materializado (hay que crear problema).​

    PROBLEMA DIRECTIVO​

    Problema directivo detectado​

    EN RESOLUCIÓN: Problema asumido que no se está solucionando

    PDTE. SUBTAREAS: Problema al que se le están aplicacndo acciones correctivas​

    ​

    Problema solucionado o cancelado​

    DECISIÓN DIRECTIVA​

    Decisión directiva pendiente

    --​

    Decisión directiva cerrada​

     



    ¿Hay elementos para gestión operativa?

    Sí, podemos extrapolar este modelo al día a día de la gestión de aplicaciones, plataformas y proyectos.



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