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Objetivo

  • Describir el procedimiento para evaluar, aprobar, actualizar y publicar documentación en el portal ayudaDIGITAL.
  • Garantizar una gestión transparente y coordinada para la publicación de manuales en aplicaciones existentes o nuevas.
  • Facilitar la integración de la documentación en el asistente cuando corresponda mediante el proceso de vectorización.

Alcance

Este documento aplica al flujo de trabajo necesario para realizar el registro, evaluación, análisis de impacto, vectorización, validación y publicación de documentación en ayudaDIGITAL. Incluye:

    1. Documentos existentes para actualización.
    2. Nuevos manuales para aplicaciones publicadas.
    3. Documentación para aplicaciones nuevas y no habilitadas previamente en el asistente.

Roles y responsabilidades

  1. Jefe de Proyecto :

    • Revisión inicial de la petición. Tipo documento (perfil usuario, técnico, changelog), formato SAS.

  2. Gestión del Conocimiento :

    • Validación preliminar del documento, evaluando aspectos como calidad, control de versiones, rol asignado, ámbito de aplicación, pertinencia y necesidad de vectorización.
    • Realización de pruebas para verificar la precisión de las respuestas tras el proceso de vectorización.

  3. Gestión del Cambio :

    • Creación de peticiones para equipo de Automatización (vectorización, alias, etiquetas del CI).

  4. Equipo de Automatización/Desarrollo :

    1. Planificación de actividades en sprints.
    2. Realización de la vectorización y procesamiento del documento.
    3. Configuración del asistente para la validación (aplicable solo en aplicaciones nuevas).
    4. Gestión de solicitudes al gestor de cambios para la creación de peticiones dirigidas al equipo de Automatización.
    5. Coordinación con el equipo de desarrollo para habilitar el asistente.

Actividad con entradas y salidas

  1. Recepción de la solicitud

    • Entrada: Solicitud registrada en CA-SDM, con requisitos completos y descripción del cambio.

  2. Evaluación inicial

    • Entrada: Documento solicitado y criterios preliminares de publicación.
    • Salida: Decisión de aprobación/rechazo, necesidad de vectorización.

  3. Análisis de impacto

    • Entrada: Documento validado para publicación.
    • Salida: Información sobre impacto en el asistente (sí/no), petición para vectorización si aplica.

  4. Planificación interna y tratamiento

    • Entrada: Solicitudes para el equipo de Automatización.
    • Salida: Planificación en sprint, estimación de tiempos.

  5. Vectorización y validación

    • Entrada: Metadatos, alias, etiquetas y manuales listos para carga.
    • Salida: Documento vectorizado, validado para responder consultas de forma precisa.

  6. Publicación en el portal

    • Entrada: Documento aprobado y validado.
    • Salida: Manuales publicados o actualizados en el portal ayudaDIGITAL.

  7. Cierre de la solicitud

    • Entrada: Resultado de los procesos finalizados.
    • Salida: Confirmación de publicación y comunicación al solicitante.

    • Tareas operativas descritas

      • Vectorización de documentos: Proceso técnico que incluye revisión de excel de carga, preparación de metadatos/manuales y pruebas de funcionalidad.
      • Sustitución de documentos: Eliminación de documentos existentes y carga de nuevos manuales con priorización.
      • Validación funcional: Pruebas del contenido vectorizado y ajuste de respuestas del asistente.

      Observaciones

      1. Se requiere la configuración del asistente solo para aplicaciones nuevas no habilitadas previamente.
      2. Los tiempos estimados dependen del tamaño del contenido (1 día por cada 50 MB para vectorización).
      3. Algunas actividades tienen dependencias internas (por ejemplo, esperar pruebas para publicación).


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