Objetivo

Describir el proceso para la gestión del conocimiento de todas las partes involucradas en el trabajo de la STIC.
El objetivo principal de la Gestión del Conocimiento es mantener actualizada y acometer labores periódicas de clasificación, evaluación y mejora de la información que debe formar parte del sistema de gestión del conocimiento de la organización para la correcta toma de decisiones en cualquier ámbito de la STIC y para ofrecer dicho conocimiento a todos los actores que intervienen en la cadena de provisión del servicio y en especial al usuario final, mejorando su experiencia de usuario.

El SAS es el dueño del conocimiento, de manera independiente a las personas o los proveedores.

Alcance 

Este documento está dirigido a todos los interesados en conocer el proceso para gestionar el conocimiento en la STIC.

La gestión del conocimiento es una pieza clave en la ejecución de todos los servicios TIC, ya que es un elemento facilitador para que se presten de manera eficiente y con mejor experiencia para los usuarios y técnicos que intervienen, al poder entender las circunstancias, motivaciones, procedimientos que se han dado al brindarse el servicio.  Mejorando la transparencia con la que se ejecuta cualquier aspecto del servicio.

Roles y responsabilidades

En este proceso intervienen todos los roles de la STIC como creadores de contenido a compartir.

Descripción del Proceso

La Gestión del Conocimiento es el proceso central, responsable de poner conocimientos a disposición de todos los procesos de la Gestión de Servicios de la STIC.

Asegura que toda la organización sea capaz de recopilar, analizar, almacenar y compartir conocimiento e información. Mejorando así la eficiencia mediante la reducción de la necesidad de redescubrir conocimientos, algo que sucede cuando no se comparte una misma fuente de información entre partícipes de la prestación de un mismo servicio TIC.

En el marco de la gestión del servicio, debe garantizar la existencia de un único repositorio de información, la actualización de la información disponible, la generación de información adicional de forma continuada, y facilitar su accesibilidad y comprensión para que realmente sea transformada en conocimiento para todas las partes que participan en algún momento del ciclo de vida del servicio, incrementando a su vez la transparencia con la que se prestan los servicios de todas las contrataciones de la STIC.

El objetivo es lograr que todos los usuarios estén informados de los procedimientos de TI que les pueden afectar y de las herramientas existentes, así como de todas sus novedades, siendo necesario que la información y su continua actualización se centralice, organice y distribuya de una manera organizada, considerando en todo caso las particularidades de la información tratada y de los usuarios involucrados.

Confluence

La STIC usa Confluence (Atlassian) como repositorio y gestor documental integrado con Jira. Es una herramienta de fácil administración y orientada a la colaboración en la que:

• Custodiar toda la información que se genere en la STIC.
• Fomentar el trabajo en equipo a través de espacios comunes de trabajo.
• Estandarizar tipos de información para un consumo más sencillo.
• Implantar una cultura de transparencia a través de la colaboración.

Dentro de Confluence, el conocimiento se divide en Espacios colaborativos que sirven para:

• Agrupar información relevante para un grupo de trabajo o un producto.
• Crear contenido de forma conjunta (manuales, licitaciones, ...).
• Fomentar la gestión de buenas prácticas y base de conocimiento.
• Guardar información histórica.

Cuando creemos un espacio debemos tener en cuenta:

• Por qué queremos crearlo.
• A quién va dirigido. 
• Qué va a hacer cada perfil de usuario en mi espacio.
• Cómo voy a estructurar la información de mi espacio.

La URL de acceso (funciona fuera de la Red Corporativa) es: https://ws001.juntadeandalucia.es/confluence/  

El usuario y la contraseñan son el DMSAS del usuario. Debo tener el mismo rol y los mismos grupos que en JIRA, aunque se consume una licencia por cada herramienta.

Puedo hacer todo esto: Navegación, Favoritos, Búsquedas, Comentarios, Espacio de ayuda