: - Usa papel primero si eres nuevo, a veces es más fácil plasmar la estructura en un dibujo sencillo.
- Evita navegar tanto como sea posible. Cuantos más clics sean necesarios para llegar a un contenido más difícil será que se consuma.
- Los espacios son elementos vivos, no tengas miedo a cambiarlos (se guardan los cambios de estructura, siempre podemos volver atrás en el historial de páginas).
- Si tienes mucha información vuélcala en Confluence y después organízala según tus necesidades.
- Deja bien claro el propósito del espacio y qué esperas que los usuarios hagan con él, destaca lo más nuevo a medida que vaya saliendo.
- Casi todo lo que viene en un correo puede ser gestionado a través de JIRA y Confluence, sé proactivo migrando información.
Creación de espacios y contenidos: - Contenido vs Estructura de contenidos.
- Ojo al crear estructuras de contenidos que se rellenarán en un futuro.
- Primar la sencillez del consumo de la información frente a la estructura.
- ¿Qué debo tener en cuenta al crear contenido?
- Si ya tenemos contenido para crear lo mejor es volcarlo directamente en Confluence y después organizarlo en una estructura de contenido (Espacios y páginas).
- ¿Cómo evoluciono el contenido?
- El contenido puede evolucionar y provocar que necesitemos fusionarlo, partirlo o disgregarlo en un mismo o en diferentes espacios.
- No hay que tener miedo al cambio, Confluence tiene un sistema de versionado de contenido y de páginas. Siempre podemos volver atrás.
- ¿Cómo atraigo a mis usuarios?
- Lleva toda la información a Confluence.
- Facilita el uso y deja clara las normas.
Elementos de un espacio: - Páginas, se pueden crear a partir de una vacía o a partir de plantillas predefinidas de páginas, como sería por ejemplo la plantilla 'Minuta' muy útil para crear páginas de actas de reuniones.
Image Added Editor web WYSIWYG .
- Diseño de página. Donde encontraremos secciones y tipos de secciones.
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- Inserción de contenido:
- Enlaces, imágenes y documentos.
- Tablas.
- Otras macros.
- De navegación y estructura (contenido por etiquetas, mapa térmico de etiquetas populares, cuadro de búsqueda, árbol de páginas, actividad reciente, ancla...)
- De contenido, que crea un índice en la página ordenado según formato de Títulos.
- Lista de tareas con mención de usuarios e indicación de fecha caducada.
- Aprobación de página por usuarios quedando registrada la fecha de aprobación e histórico si se cambia la página (Page Approval).
- Multimedia.
- Enlace a páginas o enlace web externo.
- Filtro de Jira para insertar issues mediante una búsqueda JQL.
- Diagramas de flujo.
- …
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Administración del espacio: - Una vez creado nuestro espacio hay ciertas tareas que un administrador debe realizar con mayor o menor frecuencia:
- Gestión de accesos y permisos en el espacio o en páginas específicas.
- Revisión de contenidos y comentarios.
- Revisión de estructura y páginas de la aplicación.
- Incorporar a nuevos usuarios y ayudarlos en el uso del espacio.
- En ocasiones podemos detectar que nuestro espacio tiene limitaciones que no conseguimos resolver, para ello podemos contactar con el equipo funcional de Confluence para hacer una reorganización de envergadura.
Administración avanzada del espacio: - Para generar contenido que se repite una y otra vez podemos generar plantillas de espacios.
- Desde la DGSIC se han instalado diferentes plugins para cubrir necesidades especiales:
- Inserción de HTML.
- Draw.io para diagramas.
- Filtros sobre tablas.
- En ocasiones puede ser necesario cambiar la imagen de nuestro espacio. Se puede ir tan en detalle como sea necesario a través de cambios en hojas de estilo.
Trabajar con terceros: - Es vital explicar qué queremos que hagan en nuestro espacio.
- Dentro de un espacio debemos ser lo menos restrictivos posible para:
- Mejorar el trabajo en equipo.
- Reducir el trabajo de administración.
- El número de licencias es limitado. Hay que invitar a quien realmente haga falta. Los espacios se pueden configurar para que sean visibles fuera de la DGSIC, pero deberíamos limitar el contenido que se puede generar sin cuenta.
Migración de contenido de terceros: El Confluence de la DGSIC debe ser el repositorio final de toda la información de la DGSIC. Es importante pedir a los diferentes proveedores o equipos que migren la información relativa a la DGSIC a Confluence. Confluence soporta varios métodos de importación: De Confluence a Confluence (Necesita intervención del administrador). De Word a Confluence. Copiar y pegar (por norma general funciona bastante bien). Migración de archivos (hay que estudiar caso a caso, ya que no hace una migración por carpetas por ejemplo).
Confluence permite integrarse con JIRA y viceversa, podemos enlazar nuestro proyecto de JIRA con Confluence para: - Usar macros en Confluence que nos traiga información desde JIRA (gráficas o listados).
- Enlazar cualquier entidad de JIRA con una página de Confluence.
- Al crear contenido en JIRA crearemos automáticamente contenido en Confluence:
- Creación y actualización de páginas de versiones.
- Creación de grupos y su mantenimiento.
Organización de espacios en la DGSICLos espacios tienen una categoría según el objetivo que persiguen. Los dueños de los espacios y los permisos van a venir gestionados por la categoría que tenga el espacio. En el caso de la DGSIC las categorías definidas, como se puede ver en el directorio de espacios de Confluence, son: Solicitud de espaciosPara la solicitud de un espacio se debe contactar con el equipo funcional de Confluence indicando título, clave, descripción corta, propósito y permisos de cada perfil de usuarios del espacio a crear. Cualquier petición de acceso a la herramienta como de creación de espacios deben escalarse al Responsable de Producto que aparece en CMS.
Espacios de creación automáticaEspacio tipo Aplicación- Como Responsable de producto seremos responsables de su espacio correspondiente de aplicación.
- Estos espacios controlan la documentación a entregar para las diferentes aplicaciones y sus versiones.
- No están restringidos en la extensión del uso, pero debemos respetar la plantilla definida.
El espacio de las aplicaciones gestionadas en JIRA se creará automáticamente al dar de alta el proyecto en Jira. La página principal consta de: - Primera sección: Hoja de ruta con la planificación estratégica de la aplicación.
El objetivo de esta sección es plasmar la planificación estratégica de la aplicación a medio/largo plazo. Editando la página principal del espacio, accedemos a la macro “Planificador de hoja de ruta”. Al editar la macro podremos añadir/modificar carriles, barras y marcadores.
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- Segunda sección
Miscelánea. Es la parte más configurable por los colaboradores del espacio. Se puede organizar toda la información creando páginas. Si a una página del espacio se le añade la etiqueta “miscelánea” quedará incluida en este apartado. Versiones. Por cada versión registrada en JIRA, se creará de manera automática una página dentro de este apartado con una plantilla específica. Al indicar en JIRA el código de la versión, se añadirá automáticamente entre paréntesis al título de la página correspondiente. Cada página de versión tiene la siguiente estructura: - Primera sección: descripción de la versión en JIRA.
- Segunda sección: está enfocada a la gestión de la versión, incorporando un calendario con las OTs que están pendientes de comenzar resolución y las que están en resolución. El calendario es configurable y podrá mostrar los filtros de JIRA que más valor aporten.
- Tercera sección: está enfocada a mostrar el alcance de la versión, incorporando un filtro de JIRA en el que se muestran todas las incidencias, mejoras y no conformidades.
- Cuarta sección:
- Miscelánea: tiene el mismo sentido que en la página principal del espacio.
- Documentación aportada: consiste en un control de los entregables de las OTs de la versión que se adjuntan en el repositorio documental y un acceso directo a las plantillas de los mismos que se encuentran en el espacio de GTIC.
- Quinta sección: Repositorio documental.
Si la versión se cierra en JIRA, la página se moverá automáticamente para ser un subpágina de la página “Versiones cerradas”. - Información relevante.
- Tercera sección
- Enlaces de interés.
Este apartado de la sección está destinado a recopilar todos los enlaces necesarios para el trabajo del día a día.
- Infraestructura.
En este apartado se recogen las plataformas sobre las que está desplegada la aplicación, enlazando a el espacio de la plataforma correspondiente.
- Cuarta sección
- Es un único espacio denominado PLATAFORMAS , dentro tiene una página por cada plataforma que se gestiona en JIRA y que se crea automáticamente al darla de alta en JIRA, con una plantilla definida donde se ha incorporado información interesante como aplicaciones asociadas, relaciones grupos lógico - entorno - servidor - instancia SW - BBDD, enlace a CMS, o PLs y RFPs.
Espacio tipo GestiónEste tipo de espacios para proyectos de gestión se detalla en el proceso de Gestión de Proyectos#Creaci%C3%B3ndeespacioparaelproyecto El seguimiento y control de proyectos se realiza en base al control de las tareas del mismo en Jira. A su vez, el espacio del proyecto sirve como punto de control tanto de la documentación como del seguimiento que puede hacerse a través del mismo, al solicitar el alta de un proyecto en Jira y rellenar sus propiedades por parte de los gestores de propiedades de cada área, se crea el espacio de proyecto en confluence teniendo dos opciones de plantilla (simple o compleja), independientemente del tipo de plantilla que se use estos espacios tienen: - Hoja de ruta: puede actualizarse para tener un roadmap a alto nivel de la planificación del proyecto a corto-medio plazo.
- Sección central en la que pueden distinguirse tres subsecciones:
- Miscelánea: donde puede recogerse cualquier documentación que sea necesaria para el proyecto.
- Información relevante donde se distinguen:
- Datos básicos: donde se recogen todos los datos identificativos del proyecto y que como hemos comentado no deben cambiarse por edición de esa página.
- Resumen ejecutivo o Informes de seguimiento, donde podrá crearse una entrada cada vez que se quiera recoger el avance del proyecto.
- Actas del proyecto, donde podrán recogerse las actas y tener siempre un informe de las tareas de las diferentes actas que continúan abiertas.
- Actividad en vuelo: aparecerá una relación de aquellas tareas que están aún sin cerrar.
- Repositorio documental, por si fuera necesario adjuntar algún archivo.
Compartir conocimiento en blogsGuía para la publicación de entradas de blog en Confluence Grupos y permisosLa gestión de usuarios y grupos Jira/confluence es conjunta. En la DGSIC se han definido los siguientes grupos (puede ver sus integrantes en la sección de Directorio de contactos DGSIC): Grupos |
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confluence-users | Todo usuario con licencia. Es la suma de 4 grupos: personal-dgsic, oficina-tecnica-proyectos, funcional y proveedor | | Empleados públicos de la DGSIC (Centrales y provincias) | - oficina-tecnica-proyectos
| OTP | | Personal SAS no perteneciente a la DGSIC, responsables funcionales de las aplicaciones | | Proveedores de la DGSIC. Cada proveedor utiliza una licencia única genérica, no de usuario nominal, asociada a un DMSAS genérico. | dgsic-cartuja | Es la suma de los grupos siguientes | - subdireccion-servicios-infraestructuras-digitales
| Incluye al grupo area-sistemas (Área de Sistemas y Comunicaciones) y al Área de Puesto de Trabajo Digital | | Área de Soluciones Digitales | | Área de Gobernanza y Calidad. (Incluye OCA, OTA, OTI, OTBI) | - algunos miembros de unidad-seguridad
| Miembros de Unidad de Seguridad TIC no pertenecientes a subdirecciones provinciales | | Servicios Transversales (incluye el grupo area-contratacion) | - servicio-acompañamiento-usuario
| Servicio de Acompañamiento al Usuario | equipos-provinciales | Suma de los 9 nodos provinciales siguientes | - equipo-provincial-tic-sevilla
- equipo-provincial-tic-almeria
- equipo-provincial-tic-malaga
- equipo-provincial-tic-huelva
- equipo-provincial-tic-cadiz
- equipo-provincial-tic-granada
- equipo-provincial-tic-jaen
- equipo-provincial-tic-cordoba
- equipo-supraprovincial-tic
| Personal de cada nodo provincial más el nodo supraprovincial (emergencias sanitarias) | responsables-provinciales-puesto-usuario | 9 responsables de SPU, uno por cada nodo más el responsable de PU de SSCC | responsables-provinciales-sistemas | 8 responsables de sistemas, uno por cada nodo | oficina-calidad | OCA (incluye a proveedor-oca con los usuarios nominales de proveedor de la OCA) | oficina-arquitectura | OTA | oficina-interoperabilidad | OTI (incluye a proveedor-interoperabilidad con los usuarios nominales de proveedor de la OTI) | oficina-business-intelligence | OTBI (incluye a proveedor-business-intelligence con los usuarios nominales de proveedor de la OTBI) | coordinador | Grupo usado en Jira para incorporar acciones específicas de los coordinadores | jefe-proyecto-proyectos | Jefes de proyecto del área de Desarrollo y Proyectos, utilizado en Jira para las acciones comunes de dichos usuarios | jefe-proyecto-sistemas | Jefes de proyecto del área de Sistemas e Infraestructuras, utilizado en Jira para las acciones comunes de dichos usuarios | planificador | Grupo para la gestión de lanzamientos en Jira | gestores-propiedades | Grupo que registra las propiedades de los proyectos en Jira | consejeria-salud | Usuarios de Consejería que participan en el Plan Integral de Atención Temprana | subdireccion-farmacia-prestaciones | Usuarios del Servicio de Promoción del Uso Racional del Medicamento que participan en la Comisión Autonómica para el Uso Racional de los Medicamentos |
Al dar de alta un usuario de la DGSIC se incluirá en los grupos: - confluence-users
- jira-users
- personal-dgsic u oficina-tecnica-proyectos
- dgsic-cartuja o equipos-provinciales
- Un área a la que pertenece (de las áreas existentes en DGSIC Cartuja o de un equipo provincial; en el caso de Gobernanza además tendrá un grupo de sus 4 oficinas técnicas)
- Un grupo que será el rol para Jira (jefe-proyecto, coordinador…). En el caso de equipo-provincial-tic y unidad-seguridad, el grupo usado para su rol en Jira es personal-dgsic
Si es proveedor o funcional se incluirá en los grupos: - confluence-users
- proveedor o funcional
Permisos |
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Espacios de aplicación | Administración: - confluence-administrators
Visualización y edición de páginas: - personal-dgsic, oficina-tecnica-proyectos, funcional, proveedor-oca, proveedor-interoperabilidad, proveedor-csu, proveedor-cti y el usuario genérico y nominales del proveedor de la aplicación: pueden ver y editar.
- Para las aplicaciones mantenidas por SSHH lo anterior aplica a confluence-users, permitiendo el acceso a todos los proveedores.
| Páginas de plataformas | Están en un espacio padre PLATAFORMAS con infinitas páginas hijas por plataforma y acceso para confluence-users. Administración: - confluence-administrators
Visualización y edición de páginas: - personal-dgsic, oficina-tecnica-proyectos, funcional, proveedor-oca, proveedor-interoperabilidad, proveedor-csu, proveedor-cti y el usuario genérico y nominales del proveedor de la aplicación que corre en la plataforma: pueden ver y editar. El script de creación de páginas hijas añade restricciones de página para permitir esa visualización/edición.
- Para las plataformas de aplicaciones mantenidas por SSHH lo anterior aplica a confluence-users, permitiendo el acceso a todos los proveedores.
| Espacios Área | Se quiere tender a máxima transparencia y facilidad de acceso en la DGSIC por lo que aunque aún no están todos configurados de esta forma, se aboga por: Administración: - confluence-administrators
Visualización y edición de páginas: - personal-dgsic, oficina-tecnica, funcional: pueden ver y editar
- proveedor: puede ver y editar (sólo permiso para borrar contenido propio)
Acceso anónimo en los espacios que se requiera: visualización páginas | Espacios Gestión | Administración: - confluence-administrators
Visualización y edición de páginas: - personal-dgsic, oficina-tecnica, funcional y los usuarios de proveedor que se soliciten al dar de alta el proyecto.
| Espacios adicionales | |
Info |
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Los permisos en espacios Confluence siempre se configuran de más a menos permisivos, el espacio tendrá los permisos genéricos mostrados anteriormente y particularmente se pueden añadir restricciones de página cuyas páginas hijas heredarán esos permisos restringidos (sólo se heredan los de visualización, no los de edición), para tener zonas de trabajo privadas a un grupo de usuarios. De forma contraria no es posible, es decir, aunque se añada en las restricciones de página a un usuario para que pueda visualizarla, si no tiene permisos en el espacio no podrá acceder a ella. Más información acerca de los permisos en Confluence. |
Macro ocultar texto |
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| CA-KDB (describir la información que se recoge en CA y la definición del KI) Es uno de los contenedores del Sistema de Gestión del Conocimiento de la DGSIC. Se ha definido ítem de conocimiento (KI), como unidad de información de la base de datos de conocimiento y como unidad de consumo por parte de los usuarios al acceder a la misma. Los KIs por lo tanto serán simples, auto explicativos y serán respuestas concretas a las necesidades de los usuarios. Las soluciones codificadas que el resolutor deberá asociar obligatoriamente a cada solicitud cerrada son también KIs de la base de datos de conocimiento, aunque no siempre estarán a disposición de los usuarios finales. Para la publicación y difusión de KIs se utilizará la herramienta correspondiente al contenedor (Confluence, CA-KDB o MTI-DWH). La difusión podrá realizarse mediante dos vías: |
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