Objeto

Permitir la gestión de los proyectos de cualquier área de la STIC (sea provincial o centralizada), entendiendo como proyecto el conjunto de actividades que se hacen para, en un tiempo definido, conseguir un objetivo. Dentro de estas actividades se  engloban tanto las propias tareas de ejecución del proyecto como todas las de gestión para controlar que se siguen unos objetivos de calidad, de esfuerzo y de tiempo.

Alcance

Este proceso tiene como alcance cualquier proyecto gestionado por un área de la STIC y ejecutado tanto por integrantes del propio área como de proveedores externos.

Actividades del proceso

Alta del proyecto

El primer paso es proceder al alta del proyecto, identificando aquellos datos que van a ser necesarios para gestionarlo correctamente. Para dar de alta un proyecto en la herramienta de gestión corporativa, es necesario solicitar mediante petición en MiCS en la aplicación JIRA la creación del mismo indicando el nombre y la clave del mismo. La clave debe tener una serie de restricciones impuestas por la propia herramienta, aunque se recomienda qe sea lo más descriptiva posible para poder identificar fácilmente las tareas del proyecto. Las restricciones referidas son:

• Debe tener como máximo 9 caracteres
• No debe empezar por un número
• Todo deben ser mayúsculas
• No debe contener caracteres raros ni guiones

El peticionario deberá indicar el área de SSCC o el nodo provincial para el que solicita el proyecto. Este dato es fundamental porque indicará la categoría que tiene el proyecto en la herramienta corporativa. Además, es también importante que indique si el proveedor del proyecto debe tener usuario en la herramienta.

Completar propiedades del proyecto

Una vez que el proyecto está dado de alta en la herramienta, es necesario seguir informando todos los datos que aun son necesarios. Esta actividad es llevada a cabo por los Coordinadores (pueden ser más de uno) de cada área, y esos datos en la herramienta son llamados "propiedades" del proyecto

Descripción: breve indicación del objetivo principal del proyecto.

Promotor del proyecto: deberá elegirse uno de los miembros del área o nodo provincial al que pertenezca el proyecto a gestionar

Responsable del proyecto: idem a la propiedad anterior. Es fundamental que esté informado en el caso en que se creen tareas con validación

Área TIC: las áreas TIC definidas son:

• Desarrollo
• Sistemas
• Puesto usuario
• I+D+i
• Gestión 
• Seguridad

Cada área centralizada o nodo provincial podrá decidir si quiere o no usar todas las áreas TIC definidas. Además, podrán establecer una diferentes grupo de proyectos para cada una de esas áreas. Por ejemplo, podrían considerarse dentro del área de desarrollo los proyectos .net, los de explotación de datos, etc.

Grupos de proyectos

Centros de gestión: desplegable en el que aparecen los centros de gestión de cada área o nodo provincial. Al igual que las áreas TIC y los grupos de proyectos se configuran para cada categoría, es decir, son definidos por cada área centralizada/nodo provincial.

Prioridad

Proveedor: es el responsable junto a los miembros del área o nodo provincial de realizar las tareas del proyecto. Esta propiedad es informada si y sólo si a la empresa proveedora se le da acceso a las herramientas de gestión y de gestión del conocimiento y por tanto, dispone de usuario en las mismas. 

Nombre empresa proveedora

Nombre persona de referencia proveedor

Teléfono proveedor

Correo electrónico proveedor

Prioritario Subdirección: Indicar si el proyecto es o no prioritario para la Subdirección

Creación de espacio para el proyecto 

Una vez que se han indicado las propiedades necesarias para comenzar la gestión del proyecto, es necesario crear el espacio en la herramienta de gestión del conocimiento donde muchos de los datos se informarán directamente con lo registrado anteriormente y podrán completar información importante para la gestión del proyecto.

La estructura creada para cada espacio de un proyecto contiene:

Descripción del proyecto: consiste en incluir una breve descripción en la que se indique para qué sirve el proyecto y la justificación que lleva a su creación.

Objetivos y alcance

Estado del proyecto: se definen cuatro posibles estados:

• En estudio: el proyecto aún no ha comenzado y puede ser que nunca llegue a ejecutarse
• En cartera: el proyecto está ya aprobado pero aún no ha comenzado a ejecutarse
• En ejecución: como su nombre indica, el proyecto se está ejecutando
• Paralizado: el proyecto se ha paralizado por alguna razón bloqueante y se reanudará, es decir, pasará de nuevo a ejecución una vez que se haya solventado el motivo de bloqueo
• Cerrado: el proyecto ha llegado a su fin porque o bien porque ha acabado su ejecución o porque desde la fase de estudio se decidió no abordarlo

Hoja de ruta: Incluye el horizonte temporal estimado del proyecto y posteriormente se podrá registrar el real, así como una planificación a alto nivel que debe ir actualizándose a lo largo del ciclo de vida del proyecto

Estimaciones: pueden ir registrándose las estimaciones de recursos, esfuerzo y costes e ir cambiándolas si es necesario a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

Información relevante: en esta sección hay un apartado, Datos básicos, que siempre va a estar actualizado de forma automática con los datos que se hayan registrado en la herramienta de gestión. Cualquier modificación de los mismos debe hacerse desde esa herramienta y no mediante edición de la página.

Cada espacio correspondiente a un proyecto tiene un enlace con un espacio "padre" que se configurará dependiendo del área centralizada o nodo provincial que gestione el proyecto.

Ejecución del proyecto

Sea cual sea el estado del proyecto, se podrán crear tareas del mismo que serán asignadas o bien a uno de los miembros del área centralizada/nodo provincial que gestiona el proyecto o bien a uno de los proveedores que se hayan incluido como usuarios del proyecto. Si el proveedor o proveedores del proyecto no tienen usuario, la ejecución y gestión de sus tareas deberá asumirlas un integrante del área centralizad/nodo provincial.

Cualquier tarea puede ser dividida en subtareas con el mismo ciclo de vida que las tareas de las que se originan. Tanto en tareas como en subtareas pueden ir registrándose trabajo, de manera que si para cada una de ella se tiene una estimación de trabajo, puede controlarse la evolución de lo estimado frente a lo incurrido.

Existe la posibilidad de que se gestionen tareas que el proveedor ejecuta normalmente en una entidad de otro tipo de proyecto (de aplicación, de plataforma, de soporte provincial). Por ejemplo, un proyecto de un nodo provincial en el que una tarea se gestione mediante una orden de trabajo de soporte provincial, o un proyecto del área de Sistemas en el que una tarea es la construcción de una plataforma. En estos casos, la tarea podrá enlazarse con la entidad en la que el proveedor hace el trabajo mediante un tipo de enlace especial, 

• Desde la entidad del proyecto a una entidad de proyectos de tipo aplicación, plataforma o soporte provincial: "Se desarrolla en"
• Desde la tarea del proyecto de aplicación,  plataforma o soporte provincial a la entidad del proyecto: "Se gestiona en". 

Tipos de tareas del proyecto

Los proyectos de un área centralizada o nodo provincial se gestionan en base a tareas que, como hemos comentado anteriormente, pueden ser creadas y ejecutadas por integrantes del equipo del área/nodo o bien por el o los proveedores que se hayan definido para el proyecto concreto. Hay cuatro tipo de tareas:

• Tarea general: En este tipo de tareas puede especificarse:
  • Qué se quiere hacer
  • Quién debe hacerlo
  • Fechas orientativas de comienzo y fin de la tarea
  • Área TIC por si no coincide con la del proyecto
  • Centros de gestión, por si no coinciden con los del proyecto
  • Esfuerzo requerido
  • Fecha de compromiso de la tarea
  • Con quién está comprometida
  • Si es o no prioritaria para la Subdirección
  • Posibles solicitudes de NWT con las que la tarea pudiera estar relacionada

Una vez creada y asignada a su responsable, éste la ejecutará y resolverá. Existe la posibilidad de que en cualquier momento la tarea quede bloqueada, reanudándose una vez se haya resuelto el motivo que la bloqueó.

Mientras la tarea esté resolviéndose, su responsable podrá registrar trabajo en ella. El responsable del proyecto determinará "las unidades" del trabajo que se realiza, horas, HBS, etc.

En cualquier estado será posible descomponer una tarea en subtareas a las que se podrá poner fechas orientativas y hacer una estimación del esfuerzo. Al igual que en las tareas, podrá registrarse trabajo mientras estén resolviéndose. 

Una tarea no podrá darse por resuelta mientras no lo están todas sus subtareas.

• Tarea con validación: Los campos en la creación son exactamente iguales que en la tarea general. En cuanto al flujo, la única diferencia es que una vez que se resuelve la tarea, el Responsable del proyecto será el encargado de validar si la resolución de la misma es o no correcta. En el caso de que lo sea, la tarea se cerrará. Si por el contrario la resolución no es correcta, volverá a estar en resolución para que su asignado la corrija. Una vez resuelta de nuevo, volverá a ser validada por el Responsable del proyecto.

• Tarea MCMN: son tareas específicas del modelo corporativo del marco de implantaciones (marco normativo para la ejecución de cualquier proceso de implantación en el ámbito del SAS, independientemente del producto implantado). Si quieres conocer el MCMI, pincha aquí.
  En este tipo de tareas debe especificarse 
  • Qué se quiere hacer
  • Quién debe hacerlo
  • Fechas orientativas de comienzo y fin de la tarea
  • Área TIC por si no coincide con la del proyecto
  • Centros de gestión, por si no coinciden con los del proyecto
  • Esfuerzo requerido
  • Fecha de compromiso de la tarea
  • Con quién está comprometida
  • Si es o no prioritaria para la Subdirección
  • Posibles solicitudes de NWT con las que la tarea pudiera estar relacionada
  • Fase MCMI:  son las fases que cubren todo el ciclo de vida de la implantación. Es un desplegable con los valores:
    • APS: Fase de obtención de información sobre la situación de partida
    • RP:  Reingeniería de procesos
    • PRE: Preimplantación
    • IMP: Implantación
    • ARR: Arranque
    • CON: Consolidación
    • EXT: Extensión
    • PN3: Transferencia del soporte a los proveedores del servicio N3

• • Área MCMI: son las áreas de conocimiento en las que se categorizan las actividades de una determinada fase de la implantación. Es un desplegable con los valores
    • FUNC: Área de conocimiento Funcional
    • FORM: Área de conocimiento de Formación
    • MIGR: Área de conocimiento de Migración
    • INTE: Área de conocimiento de Integración
    • SIST: Área de conocimiento de Sistemas e Infraestructura
    • AYED: Área de Análisis y Explotación de Datos
    • GEST: Área de Gestión

Una vez creada y asignada a su responsable, éste la ejecutará y resolverá. Existe la posibilidad de que en cualquier momento la tarea quede bloqueada, reanudándose una vez se haya resuelto el motivo que la bloqueó.

Mientras la tarea esté resolviéndose, su responsable podrá registrar trabajo en ella. El responsable del proyecto determinará "las unidades" del trabajo que se realiza, horas, HBS, etc.

En cualquier estado será posible descomponer una tarea en subtareas a las que se podrá poner fechas orientativas y hacer una estimación del esfuerzo. Al igual que en las tareas, podrá registrarse trabajo mientras estén resolviéndose. 

Una tarea no podrá darse por resuelta mientras no lo están todas sus subtareas.

• Historia de usuario: son tareas destinadas a desglosar requisitos de proyectos de desarrollo cuando la gestión de los mismo se hace con metodología ágil. La información que debe especificarse en este tipo de tareas es:
  • Qué se quiere hacer
  • Quién debe hacerlo
  • Narrativa: consiste en especificar qué es lo que se tiene que hacer usando el formato "Como______ quiero____para"
  • Criterios de aceptación de la historia de usuario.
  
  Una vez creada y asignada a su responsable, pasará a estar en desarrollo y en testing para pasar a ser validada por quien haya pedido esa funcionalidad.
  Mientras la tarea esté resolviéndose, su responsable podrá registrar trabajo en ella. El responsable del proyecto determinará "las unidades" del trabajo que se realiza, horas, HBS, etc.
  
  

En cualquier estado será posible descomponer una tarea en subtareas a las que se podrá poner fechas orientativas y hacer una estimación del esfuerzo. Al igual que en las tareas, podrá registrarse trabajo mientras estén resolviéndose. 

Una tarea no podrá darse por resuelta mientras no lo están todas sus subtareas.

Control y seguimiento del proyecto

El seguimiento y control del proyecto se realiza en base al control de las tareas del mismo. A su vez, el espacio del proyecto sirve como punto de control tanto de la documentación como del seguimiento que puede hacerse a través del mismo:

• Hoja de ruta: puede actualizarse para tener un roadmap a alto nivel de la planificación del proyecto a corto-medio plazo.
• Sección central en la que pueden distinguirse tres subsecciones:
  • Miscelánea: donde puede recogerse cualquier documentación que sea necesaria para el proyecto
  • Información relevante donde se distinguen:
    • Datos básicos: donde se recogen todos los datos identificativos del proyecto y que como hemos comentado no deben cambiarse por edición de esa página
    • Informes de seguimiento, donde podrá crearse una entrada cada vez que se quiera recoger el avance del proyecto
    • Actas del proyecto, donde podrán recogerse las actas y tener siempre un informe de las tareas de las diferentes actas que continúan abiertas
• Actividad en vuelo: aparecerá una relación de aquellas tareas que están aún sin cerrar
• Repositorio documental, por si fuera necesario adjuntar algún archivo

De esta forma, teniendo enlazados el espacio y el proyecto se puede hacer un control y seguimiento del proyecto. Hay que tener en cuenta que todo lo relacionado con un proyecto sólo lo verán los proveedores que hayan sido incluidos en el mismo.

Ayuda 

• Accede al espacio de Ayuda Jira/Confluence aquí.